Configuration initiale et paramètres comptables de base

Exercice comptable

Un exercice comptable regroupe tous les opérations économiques et commerciales d'une entreprise sur une période donnée.

Les exercices comptables sont regroupés dans Compta > Fichiers de base > Exercices comptable.

Voici les éléments importants concernant les exercices comptables dans SIMAX :

• Période : Il représente une période donnée pendant laquelle toutes les transactions financières d'une entreprise sont enregistrées (visible en modification).

• Société du groupe : Chaque exercice comptable peut être lié à une société du groupe spécifique. Si aucune société n'est spécifiée, l'exercice comptable peut être utilisé par toutes les sociétés du groupe en mode multisociété.

• Clôturé ? : Une case qui se coche automatiquement lorsque l'exercice comptable est clôturé.

• Périodes comptables : Les périodes comptables sont disponibles une fois que l'exercice comptable a été créé. Le nombre de périodes créées automatiquement est défini dans les paramètres comptables (Paramétrage > Choix des modules et des options > [[Comptabilité]]).

• Clôture des périodes : Les périodes ne sont marquées comme clôturées qu'à l'issue du processus de clôture des périodes.

• Clôture de l'exercice comptable : Il s'agit d'un processus spécifique qui a des implications dans SIMAX.

• Déclôture exceptionnelle : Il est possible de rouvrir exceptionnellement un exercice comptable en décochant la case « Clôturé ? » dans Compta > Fichiers de base > Exercices comptables

• Création : Pour créer un nouvel exercice comptable, il faut cliquer sur [[Créer]] et remplir le libellé, la date de début et la date de fin.

Journaux et les types de journaux

Le journal

Le journal est un document comptable obligatoire qui liste l'ensemble des opérations de l'entreprise. Généralement, le journal est divisé en plusieurs journaux qui vont enregistrer les opérations en fonction de leur nature (journal des achats, journal des ventes...).

Les journaux permettent d'organiser et de suivre toutes les transactions financières de l'entreprise.

Pour accéder aux journaux, il faut aller dans Compta > Fichiers de base > Journaux

Pour créer un nouveau journal, il suffit de cliquer sur [[Créer]].

En mode multisociété, les journaux peuvent appartenir à une société de groupe particulier ou, si aucune n'est spécifiée, être utilisés par toutes les sociétés.

Dans les paramètres comptabilité via Paramétrage > Choix des modules et des options, [[Comptabilité]], il est possible de spécifier des journaux par défaut pour certaines opérations, tels que le Journal note de frais et le Journal A-nouveaux.

L'édition d'un journal par mois se fait via Compta > Editions > Edition journal par mois.

Les journaux sont impliqués dans le processus de transfert en comptabilité des différentes pièces telles que les factures de vente, factures d'achat, avoirs, etc.

Lors de la création d'écritures d'immobilisation et d'écritures de sortie d'immobilisation, le Journal concerné doit être choisi.

Il est également possible de cocher la case "A nouveau ?" s’il s’agit d’un journal concernant les A nouveau.

Le type de journal

Un type de journal est une catégorie de journal comptable utilisée pour enregistrer un certain type d'opérations. Cela permet de classer les écritures selon leur nature et d’organiser la comptabilité de manière claire et structurée.

• Journal des achats (impliqué dans le transfert des achats en comptabilité).

• Journal des ventes (impliqué dans le transfert des ventes en comptabilité).

• Journal des avoirs et Journal des avoirs sur achat (impliqués dans le transfert en comptabilité).

• Journal note de frais

• Journal A-nouveaux

• Journaux de trésorerie (mentionnés dans le contexte des prélèvements SEPA et des virements SEPA).

• Journal pour les écritures d'immobilisation et de sortie d'immobilisation

Pour accéder aux journaux, il faut aller dans Compta > Fichiers de base > Types de journaux

Il est important de noter que l'organisation et la création des journaux doivent correspondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et à son plan comptable

TVA

La TVA est une taxe appliquée aux différentes pièces comptables telles que les factures, les avoirs et les factures d'achat. Elle est également prise en compte dans le calcul du Total TTC d'une ligne de contrat.

Les TVA sont visibles dans Compta > Fichiers de base > TVA

Les éléments importants concernant la TVA dans SIMAX sont :

• Taux de TVA (%) : Il s'agit du pourcentage de TVA appliqué, comme 20%, 10%, ou 5.5% .... Différents taux peuvent s'appliquer selon les articles.

• Nature fiscale : Elle permet d'utiliser les TVA de manière cohérente, facilitant la comptabilité pour les entreprises traitant avec plusieurs types de TVA, notamment pour les importations et les transactions hors Union Européenne (UE). Une nature fiscale peut être associée à une ou plusieurs TVA. Les natures fiscales interviennent dans plusieurs fiches comme les familles d’article, les articles, les clients, les fournisseurs et les établissements. La liste des natures fiscales des ventes est accessible via Fichiers > Vente > Natures fiscales et pour, l’achat c’est dans Fichiers > Achat > Natures fiscales. La zone d'activité est renseignée dans la nature fiscale

• Famille fiscale : Elle est utilisée pour associer une catégorie d'articles ou un article spécifique à ses taux de TVA en utilisant les règles fiscales appropriées. On peut les retrouver dans Compta > Fichiers de base > Familles fiscales. Lors de la transaction, la TVA appliquée est celle renseignée dans la famille fiscale. En vente, la TVA est initialisée par défaut par celle de la nature fiscale.

• Comptes de TVA : Lors de la création d'une TVA, nous pouvons spécifier le Cpte de TVA collectée et le Cpte de TVA déductible si nécessaire selon votre nature fiscale. D'autres comptes liés à la TVA existent, comme le Crédit de TVA à reporter et la TVA à décaisser, qui peuvent être définis dans les paramètres comptables. On peut également paramétrer un Cpte d’attente encaissement pour la TVA en encaissement et un Cpte acompte pour la TVA sur les acomptes. Des comptes spécifiques existent pour la TVA déductible sur les immobilisations, la TVA collectée et déductible intracommunautaire, ainsi que la TVA collectée et déductible sur importation. Des comptes de gain et perte sur l'arrondi de TVA sont aussi utilisés dans les déclarations de TVA.

• Débit ou encaissement : nous pouvons choisir si la TVA est une TVA au débit ou en encaissement. Un Cpte d’attente encaissement peut être spécifié pour la TVA en encaissement.

• Autoliquidation TVA : Certaines natures fiscales peuvent impliquer l’autoliquidation de la TVA, bien que cette option ne soit pas disponible pour les natures de type vente pour le moment. L'autoliquidation de la TVA est visible dans les écritures comptables lors du passage d'une facture d'achat en comptabilité, notamment pour les importations.

• Déclarations de TVA : SIMAX permet de générer des déclarations de TVA. Les lignes de déclaration de TVA se génèrent automatiquement une fois les dates validées. Le crédit de TVA à reporter peut-être cocher dans la section TVA. La déclaration de TVA peut être simulée. Lors de la validation de la déclaration de TVA, SIMAX crée une écriture par ligne si un montant est présent et si le compte de TVA a été renseigné dans la section TVA. Les informations de la section TVA (code, libellé, groupe, sens, calcul base HT, comptes) sont reprises dans les lignes de la déclaration de TVA.

• Synchronisation avec des plateformes e-commerce : Les TVA définies dans SIMAX peuvent être synchronisées avec des sites e-commerce comme Prestashop. Il est obligatoire de réaliser les ajouts, modifications et suppressions de TVA uniquement dans SIMAX lors d'une synchronisation avec Prestashop. Un identifiant e-commerce peut être associé à chaque TVA.

• Paramétrage : Le paramétrage de la TVA se fait notamment dans Paramétrage > Choix des modules et des options > [[Comptabilité]]. En mode multi-société, une TVA peut être associée à une société du groupe particulière.

• Impact sur les transactions : La TVA est appliquée lors des transactions d'achat et de vente, influençant le prix total. La nature fiscale, la famille fiscale et les informations du client ou du fournisseur déterminent la TVA applicable. Le numéro de TVA intracommunautaire du client ou du fournisseur peut être renseigné. La TVA des frais de port peut être spécifiée et reprend par défaut celle de la nature fiscale.

• Gestion des factures et des avoirs : La TVA est un élément essentiel dans la création et la gestion des factures de vente, des factures d'achat et des avoirs.

Nature fiscale et Zone fiscale

La zone fiscale

La zone fiscale est une notion liée à la Localisation d'une nature fiscale et est également utilisée pour déterminer automatiquement la nature fiscale applicable dans certaines situations.

Lors de la création d'une nature fiscale, la Localisation permet de choisir parmi trois zones principales : Même pays, Union Européenne, et Import / Export.

Il est possible de créer d'autres zones fiscales via

Compta > Fichiers de base > Zones fiscales ou Fichiers > Vente > Zones fiscales ou Fichiers > Achat > Zones fiscales

La Zone fiscale d'un fournisseur est calculée automatiquement en fonction de l'adresse du fournisseur et du pays défini dans les paramètres généraux de SIMAX.

Les natures fiscales

Les natures fiscales sont utilisées pour simplifier la gestion de la TVA. Elles interviennent dans plusieurs fiches de SIMAX, notamment : Famille d’article, Article, Client, Fournisseur, Établissement, Devis, Commande, Bon de livraison, Pièce de vente (facture et avoir), Pièce d’achat (facture d’achat et avoir sur achat).

La liste des natures fiscales par défaut est accessible via :

Compta > Fichiers de base > Natures fiscale,

Fichiers > Vente > Natures fiscales,

Fichiers > Achat > Natures fiscales

Il est possible de filtrer les natures fiscales par type (Vente ou Achat), selon qu'elles concernent le même pays ou non, si elles sont dans l'Union Européenne (UE) ou pas, ou s'il s'agit d'un import ou d'un export (via la Zone fiscale).

Configuration comptable

Pour la configuration comptable, nous allons dans Paramètre > Choix des modules et des options et [[Comptabilité]].

Nous pouvons configurer plusieurs éléments essentiels :

Dans [Comptabilité]

• Les dates de début et de fin de l’exercice comptable.

• Les comptes client et fournisseur par défaut, ainsi que leur association à l’export Grand Livre (GL) ou Balance.

Dans [Comptes par défaut],

Nous pouvons spécifier les comptes de produits et de charges de TVA, les comptes clients Balance et Grand Livre (GL), les comptes de la déclaration européenne des services (DES), le compte éco participation, le compte de crédit de TVA à reporter, le compte de la TVA à décaisser et les comptes fournisseurs Balance et Grand Livre (GL).

• La manière dont SIMAX va traiter les comptes du même nom.

• Le compte d’attente encaissement si votre TVA est sur les encaissements.

• Le compte acompte pour les montants de TVA sur les acomptes.

• Le nombre de caractères maximum pour les numéros de compte (Nb caractères du numéro de compte).

• La valeur par défaut pour le nombre de caractères à déplacer lors de la création de comptes auxiliaires (Nb car à déplacer).

Dans [DES], utilisé sur les lignes de déclaration d’échange de service (DES).