Facture de vente en Factur-X

En Vente

Aller dans la liste des factures en passant par le menu Vente > Facturation > Factures.

A l’enregistrement de votre facture, si le module factur-x de vente est actif alors Simax va vérifier les points nécessaires comme les unités, les lieux de livraison, les numéros de Siret, … si le nécessaire n’est pas fait alors il y aura un avertissement.

Sélectionnez la facture, et cliquez sur le bouton Imprimer en bas de l’écran.

Quand la facture se génère, il va s’ouvrir automatiquement.

La factur-X est en format PDF comme toutes les autres, mais pour la différencier d’une facture standard, vous pouvez avoir accès à ce site https://services.fnfe-mpe.org/account/home .

Si vous n’avez pas encore de compte, créez-en un et remplissez toutes les informations qui vous seront demandées, et connectez-vous.

A droite vous avez le bouton Choisir un fichier, cliquez dessus pour aller choisir votre facture. Il vous sera ensuite demandé d’indiquer un Nom d’analyse, et cliquez ensuite sur le bouton vert Démarrer l’analyse.

Il fera cette analyse et vous donnera l’information ci-dessous, si votre fichier est une factur-X, il vous informera que c’est Entièrement valable, mais dans le cas contraire, il vous dira qu’il y a des erreurs, ce qui veut dire que vous avez des erreurs dans votre facture factur-X.

Remarque :

Si des informations qui doivent être dans la facture manquent, ou que l’un des prérequis élaborés ci-dessus n’est pas rempli, et que vous voulez imprimer la facture, SIMAX vous affichera un message d’erreur disant que SIMAX ne peut pas imprimer en Factur-X, et qu’il y a quelques points à vérifier dans l’onglet Facturation électronique. Il vous demandera alors si vous souhaitez plutôt envoyer une facture standard ou format PDF, si OUI, il s’imprimera, si NON, ce serai le cas contraire.

Pour voir les points manquants, entrez dans les détails de la facture, onglet Facturation électronique.

Dans Points à vérifier, vous aurez la liste des informations que vous devez vérifier.

Ici, la facture ne peut pas être imprimée en factur-X car il y a encore la Date de livraison en intracommunautaire qui doit être vérifiée.

En Achat

Vous avez la liste des Factures à valider dans le Tableau de bord Achat, via le menu Achat > Tableau de bord achat, vous l’avez en bas de l’écran.

Dans Achat > Fournisseur > Règles de validation de facture, vous pouvez mettre en place des règles de validation automatique de facture, car à terme, Simax va s’interfacer avec Portail Public de Facturation (PPF) et y déposera automatiquement les factures client, et récupèrera automatiquement les factures fournisseurs qui seront disponible dans Simax à chaque début de journée.

Avant de passer chaque facture en comptabilité, il faut qu’elle soit valide. Pour cela, il existe deux manières d’établir les règles de validation :

Sur Commande : Les factures d'achat récupérées par Simax seront de suite associée à la commande dont le montant correspond au montant ou % de tolérance, et dont le fournisseur est le même. Si Simax retrouve une commande dans ces conditions, alors la facture passe automatiquement en état validée (50 mises en paiement).

Sur Bon de Réception (BR) : Simax recherchera le bon de réception correspondant au montant de la facture d'achat selon le montant ou le % de tolérance, et dont le fournisseur est le même. Cas pratique, quand le fournisseur ne facture pas toutes les quantités commandées mais seulement ceux qu'il a livré. Si Simax retourne un bon de réception dans ces conditions, alors la facture passe automatiquement en état validée (50 mises en paiement).

Pour ces deux cas, il y a des montants de tolérance, soit des montants en Euro ou une pourcentage par rapport au montant total.

Exemple :

Vous pouvez indiquer qu’il y a un Montant de tolérance de 1 €. C’est-à dire que si la facture qui vous a été attribuée est de 1000 €, alors que vous avez prévisionné dans votre commande 999 €, Simax associera quand-même la facture avec les pièces.

Vous pouvez indiquer en cochant Sur commande ou BR pour chaque cas que vous souhaitez car il est aussi possible de donner un Pourcentage de tolérance par rapport au montant indiqué dans la facture.

Exemple :

La facture sera automatiquement validée à 1euro près du montant.

Associer un Fournisseur à une Règle de validation

Vous devez indiquer pour chaque fournisseur susceptible de déposer des factures en factur-X, une règle de validation.

Pour cela, aller dans le menu Achat > Fournisseur > Fournisseurs, vous aurez la liste des fournisseurs. Choisissez-en un et entrez dans les détails en double cliquant.

Dans la partie Appro – achats, vous avez le champ Règle de validation de facture, vous n’avez plus qu’à choisir, et Enregistrer.