# Note de frais et IA

Grâce à l’IA, il est possible de lire un fichier image afin d’en analyser le contenu.

Cette fonctionnalité permet d’importer automatiquement une note de frais dans Simax.

{% hint style="success" %}
Attention : pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez disposer de votre clé API OpenAI (<https://platform.openai.com/api-keys>), à saisir dans Paramétrage > Choix des modules et des options > \[ Installation ] > Clé API OpenAI.
{% endhint %}

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FOcU5wVHMZ0MfPHdTDGvz%2FCapture%20d%E2%80%99%C3%A9cran_15-9-2025_162628_localhost.jpeg?alt=media&#x26;token=7bf98f4a-b4b6-4b1a-b824-8f75cc837417" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

L’utilisation du module GED est recommandée pour le stockage des notes de frais, mais elle n’est pas obligatoire (**Paramétrage > Choix des modules et des options** , cocher | Gestion de document |  puis **\[\[ Enregistrer ]]**).

Pour importer une note de frais, accédez à **RH > Notes de frais > Importer note de frais**.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FUrDyQ4kEK5MwSfGLSG9J%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=a46163f5-53ac-44c4-b9c9-b88be59477b5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sélectionnez le fichier à importer, le collaborateur et, si nécessaire, le projet, puis cliquez sur **\[\[ OK ]]**.

L’IA analysera le contenu et déterminera automatiquement l’imputation, le montant HT ainsi que la TVA.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FgT0dLqvzXMcdKuyp1hlB%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=19ecd7d6-18f3-4620-8d8c-35d502f83bf5" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous pouvez ensuite ajouter des frais kilométriques en cliquant sur **\[\[ Ajouter des KM ]]**, ajouter d’autres frais via **\[\[ Ajouter frais à NF ]]**, ou finaliser directement en cliquant sur **\[\[ Terminer ]]**.

Une fois l’opération terminée, une note de frais est créée et accessible dans **RH > Notes de frais > Notes de frais**.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FC8pds27mdYuQnadsJXYc%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=a6788d92-de64-4d0e-a3c0-285115eac773" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FuoPrt1Q5Wb5fWlyVPPaI%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=32145e3f-71bf-4f5b-a6ac-441439492dd2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour chaque ligne de note de frais, les détails incluent le fichier source, si le module GED est activé.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FZftGqGQ4CmyaTBNAZd9v%2Fimage.png?alt=media&#x26;token=c98836c4-3bac-494d-b321-ce10caca370d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>