RGPD

Contexte :

Madame Lefèvre, notre Délégué à la Protection des Données (DPO) prend en charge la demande RGPD lors d'une réunion avec un client, Monsieur Dupont qui a exprimé son inquiétude concernant la protection de ses données personnelles. Il a demandé à accéder à ses informations stockées dans le système de l'entreprise et à savoir comment elles étaient utilisées.

Elle a expliqué que les données étaient traitées en vertu du consentement de Monsieur Dupont, pour des finalités de marketing ciblé, tout en lui assurant que seules les informations nécessaires étaient collectées, conformément au principe de minimisation du RGPD.

Lors d'une campagne de marketing, notre entreprise a décidé d'envoyer un e-mail d'opt-in à nos 50 nouveaux clients. Grâce à notre système, nous avons configuré un message standard informant chaque client qu'ils allaient recevoir des communications marketing concernant les nouveaux produits et services. Une fois chaque e-mail envoyé, le statut de communication des clients a été mis à jour à "demande envoyée", nous permettant ainsi de respecter le RGPD et de commencer à envoyer des offres promotionnelles. Chaque e-mail contenait également un lien de désabonnement, garantissant que les clients pouvaient facilement se retirer s'ils le souhaitaient, opt-out, tout en assurant la conformité avec les exigences légales.

Un client, Monsieur Dupont, appelle pour se désabonner de nos communications. Pour traiter sa demande, nous accédons à une Demande RGPD, puis nous recherchons Monsieur Dupont par son adresse email. Après l'avoir trouvé dans notre base de données, nous choisissons le type de demande "ne plus être utilisé dans les traitements", ce qui crée un opt-out pour lui et l'historise dans sa fiche. Ainsi, il ne recevra plus nos mailings à l'avenir.

Implémentation dans SIMAX

Créer une demande RGPD

Pour créer une demande RGPD, cliquez Général > RGPD > Demandes RGPD, puis [[Créer]].

Créer un traitement RGPD

Pour créer un traitement RGPD, cliquez Général > RGPD > Traitements RGPD, puis [[Créer]].

Opt-in / Opt-out

Pour rédiger le mail de la demande d’Opt-in, aller dans le menu Paramétrage > Choix des modules et des options > Paramètres CRM.

Indiquez 50 dans « Le volume envoyé » pour envoyer chaque jour un paquet de 50 clients n'ayant pas encore reçu de mail d'opt-in, jusqu'à ce que tous les contacts aient été contactés. De plus, il est essentiel d'inclure un lien de désabonnement dans le mail ou directement dans le message d'opt-in.

Après le jour passé, dans CRM > Marketing > Statut contact, ou CRM > Client > Client, vous pouvez vérifier les premiers contacts qui ont reçu l’Opt-in, et dans [Suivi] vous verrez dans le tableau Historique l’Opt-in envoyé. Vous pouvez avoir la Date de communication de l’Opt-in et la Date de refus de ce dernier.

Monsieur Dupont appelle pour se désabonner des communications. Le service concerné suit donc le chemin Général > RGPD > Demande RGPD, ensuite clique sur [[Créer]].

Via [[Rechercher les contacts associés]], ils arrivent à retrouver les informations qui lui concernent, et choisissent le Type de demande qui correspond à la demande du client.

Quand ce désabonnement sera Enregistré, celui-ci créera un opt-out qui s’historisera dans la fiche du client, monsieur Dupont.