Demande d'achat
Cas sur terrain
Processus résumé
Besoin (Service Vente)
Création de la demande d’achat (Service Vente)
Soumission (Service Vente)
Consultation des fournisseurs (Service Achats)
Saisie des offres de prix (Service Achats)
Demande de validation (Service Achats)
Validation (Direction / Validateur / Chef de service Achats)
Commande (Service Achats)
Contexte détaillé :
LuxSeat, une grande entreprise spécialisée dans la vente de chaises haut de gamme en volume, a récemment mis en place une nouvelle procédure appelée « Demande d’achat » pour ses commandes. Le service achats doit désormais configurer dans le système l’adresse e-mail de réception des alertes liées à ces demandes, ainsi que définir la liste des validateurs concernés.
Un nouveau client, EK France, a passé une commande exceptionnelle de 10 000 chaises à livrer pour le 30 décembre 2025. Constatant que le stock disponible est insuffisant pour répondre à cette demande, le chef du service de vente décide de créer une demande d’achat afin d’approvisionner les chaises manquantes. Pour ce faire, le service de vente renseigne le besoin précis de 10 000 unités. Une fois la demande enregistrée, elle est transmise au service achats, qui reçoit automatiquement une alerte par e-mail l’informant de la commande à traiter.
Ensuite, le service achat ne tarde pas à aller consulter différents fournisseurs pour comparer le meilleur prix de chaise qu’il faut pour cette fin d’année comme délai. Ils voient donc qu’ils ont déjà AGUILA MECANIQUE, RENAULT, et NOUT SAS comme fournisseurs. En acceptant l'action, un mail automatique de demande de prix est envoyé aux fournisseurs.
À la suite de la demande d’achat transmise, le service achats se met rapidement à consulter différents fournisseurs afin de comparer les prix et de respecter le délai fixé pour la fin d’année. Le responsable du service sélectionne la demande concernée, clique sur le bouton « Consulter fournisseur », et constate que trois partenaires sont déjà référencés : AGUILA MÉCANIQUE, RENAULT et NOUT SAS. En validant l’action, le système génère automatiquement un mail de demande de prix envoyé à ces fournisseurs.
Les fournisseurs sollicités répondent chacun avec leur proposition de prix pour les 10 000 chaises : AGUILA MÉCANIQUE fixe le prix à 3 € l’unité, RENAULT à 2,50 €, et NOUT SAS à 4 €. Une fois ces offres enregistrées dans le système, le service de vente constate que la Consultation est donc faite. Dans la demande, le logiciel affiche automatiquement le fournisseur ayant soumis le prix le plus bas, en l’occurrence RENAULT. Toutefois, en examinant les détails des propositions, le superviseur du service de vente remarque qu’AGUILA MÉCANIQUE, bien que plus cher (3 € l’unité), offre un délai de livraison de 90 jours, soit plus avantageux que les délais proposés par les deux autres fournisseurs, respectivement de 100 et 109 jours.
Une fois le fournisseur sélectionné, le superviseur du service de vente informe la direction afin d’obtenir la validation de la commande. Dès réception de la « Demande de validation », l’un des validateurs accède au système, sélectionne la demande concernée puis, Valide. Le service achat constate alors que la demande apparaît comme validée dans la liste des demandes d’achat. Cette étape permet ensuite au service achat de se rendre dans la liste des lignes de demandes consultées, de sélectionner celle correspondante au fournisseur choisi, puis de finaliser le processus en Commandant les chaises.
Implémentation dans SIMAX
Prérequis
Dans Paramétrages > Choix des modules et des options > [[Achat]], renseignez l’Email alerte demande d’achat, et remplissez le tableau qui affiche la liste des Validateurs la partie Demande d’achat.
Créer demande d’achat
Pour créer une demande d’achat, vous pouvez aller dans Achat > Demandes d’achat > Créer demande d’achat.
Cliquez ensuite sur [[Enregistrer]].
Dans la liste des demandes d’achat, le superviseur du service de vente soumet la demande au service achat en sélectionnant la demande concernée, puis en cliquant sur [[Soumettre]].
Consultation des fournisseurs
Pour consulter les fournisseurs, allez dans Achat > Consultations > Lignes DA à consulter.
Cliquez sur [[Consulter fournisseur]].
Et vous aurez la liste de vos fournisseurs de chaise comme ceci :
En cliquant maintenant sur [[OK]], un mail de demande d’offre de prix est envoyé respectivement aux fournisseurs pour qu’ils puissent préparer un devis.
Analyse des offres reçues et choix du fournisseur
Pour pourvoir renseigner les offres envoyées par les fournisseurs, vous pouvez aller dans Achat > Consultations > Consultation fournisseur.
Entrez dans les détails de chacun, et renseignez le prix que chacun des fournisseurs vous a transmis.
Exemple :
Cliquez sur [[OK]]. Et faites-en de même pour chaque fournisseur.
Et ils n’apparaîtront plus dans la liste Consultation fournisseur.
En allant dans Achat > Demandes d’achat > Liste demande d’achat, vous verrez que la demande a changé automatiquement en Consultation faite.
Double cliquez la demande, et entrez dans les détails de la ligne de demande, et vous aurez les offres de prix que vos fournisseurs vous ont envoyées avec leur délai de livraison.
Remarque :
SIMAX a tout de suite vu que RENAULT offre le prix le moins cher, alors il l’a choisi.
Mais ici, AGUILA MÉCANIQUE a été choisi car même s’il est un peu cher (3 euros), il a un délai assez intéressant que les deux autres (90 jours).
Validation de la demande et lancement de la commande
Afin de procéder à la prochaine étape, restez dans la liste des demandes d’achat, sélectionnez la demande, et cliquez sur [[Demande de validation]], pour que les validateurs renseignés dans les prérequis puissent valider.
Puis, dans Achat > Demandes d’achat > Demandes d’achat à valider, seulement l’un des validateurs sélectionne la demande et clique sur [[Valider]].
Quand vous allez dans Achat > Demandes d’achat > Liste demandes d’achat, vous verrez bien que la demande a bien été validée.
Dans Achat > Consultations > Lignes de DA consultées, sélectionnez la demande conviée, et vous pouvez maintenant [[Commander]].
Mis à jour