Préparation des imports

Méthodologie

Définitions :

Correspondance de colonne : La description des correspondances des colonnes décrit le lien entre les colonnes du fichier source et les champs du formulaire de destination (celui qui va accueillir les données).

Invalide : Données qui n'est plus active et reste conservée dans un mode archive. (Exemple : un ancien client, un produit qui n'est plus au catalogue)

CAO (Conception assistée par ordinateur) : ensemble des logiciels et des techniques de modélisation géométrique permettant de concevoir, de tester virtuellement – à l’aide d’un ordinateur et des techniques de simulation numérique – et de réaliser des produits manufacturés et les outils pour les fabriquer. (Source : Wikipédia – article « Conception assistée par ordinateur).

Préparer les formulaires pour accueillir les données

IMPORTANT : Nous vous conseillons de faire une sauvegarde de toute la base de données avant toute manipulation liée aux imports. Il est souvent conseillé de tester l’import avant de le faire réellement.

Avant l'import, pensez à rajouter les éventuels champs manquants dans le formulaire d'arrivée. Notez toutefois que SIMAX vous proposera de les créer pour vous lorsque vous lancerez l’import si vous ne les avez pas créés auparavant.

Préparer les fichiers à importer

Avant toute chose, veillez à ce que les fichiers à importer soient structurés correctement avec une ligne d'entête si possible (pour les fichiers du type Excel) et des séparateurs ou tabulation (pour les fichiers textes). Dans le cas contraire, il vous faudra spécifier des correspondances de colonnes.

Nous vous recommandons de :

1. Vérifier que les données contenues dans les fichiers à importer sont correctement structurées : colonnes avec entêtes, séparateur entre les données (pour les fichiers CSV ou TXT) et retour à la ligne pour chaque nouvel enregistrement.

2. Trier les exports en supprimant les colonnes que vous ne voulez pas voir apparaître dans SIMAX : allégez les fichiers à importer.

3. Vous vous assurez que les entêtes des fichiers à importer correspondent aux libellés dans SIMAX. Cela vous évitera d’avoir à spécifier des correspondances de colonnes.

Nettoyer la solution avant Import

Pour supprimer les données d'un formulaire vous pouvez sélectionner les éléments et cliquer sur supprimer. Mais attention, si les éléments peuvent passer en invalide (fantôme), il faut passer en mode fantôme et les supprimer définitivement pour éviter tout risque de doublon.

C'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser la commande « supprimer tout » (message à Max)

Note : si vous supprimez directement la table dans la base de données (drop table) vous courrez le risque de créer des liens invalides entre formulaire. Cette méthode est à utiliser par les experts uniquement et jamais dans un cas où le logiciel est en production.

Le cas d'un import ponctuel

Pour un import ponctuel vous pouvez simplement réaliser l'import sans créer de correspondance de colonne et sans attacher beaucoup de soin à la préparation de l'import.

Pour ne pas avoir à définir les correspondances, vous devez simplement vérifier que vos colonnes du fichier (.xls ou .txt) correspondent bien aux libellés des champs dans le formulaire SIMAX, sinon renommez, les colonnes dans l'entête de votre fichier Excel/Texte afin qu'il corresponde mieux.

L'ordre des colonnes n'est pas important pour l'import si le fichier source a une en-tête (première ligne avec les noms des colonnes).

Dans tous les cas, vous pouvez toujours également créer des correspondances de colonnes. (Voir chapitre correspondance des colonnes).

Note : si certains champs manquent dans SIMAX pour récupérer toutes les données importées, SIMAX vous proposera de les créer automatiquement avant de lancer l'import des données.

Préparation d'un import régulier

Certains imports doivent être réalisés régulièrement, par exemple import d'un fichier catalogue fournisseur ou import de nomenclatures depuis une CAO.

Pour un import régulier, il faudra une préparation qui définisse les correspondances des colonnes, c'est à dire qui décrit le lien entre les colonnes du fichier source et les champs du formulaire de destination (celui qui va accueillir les données).

Dans le cadre de cette préparation, vous pouvez indiquer à SIMAX s'il a besoin de réaliser des transformations entre la valeur importée et la valeur à enregistrer dans le formulaire SIMAX.

Pour cela vous pouvez utiliser la formule de transformation avec la constante VALEURIMPORT.

Ex. : la colonne code postal doit être transformée en département :

Gauche(VALEURIMPORT, 2)

Autre cas, dans SIMAX les champs éléments de tableau (champs qui pointent sur un autre formulaire ex : champ client, champ article...) sont stockés avec leur identifiant unique. Ex, le champ client contient l'identifiant unique du client, le champ article contient l'id unique de l'article...

Lorsque vous importez une donnée dans un tel champ, SIMAX réalise une recherche en utilisant les champs « repris dans l'intitulé » du formulaire. Par exemple si la colonne importée contient le nom du client (texte), SIMAX retrouve le client de ce nom sans qu'il y ait besoin d'utiliser de formule de transformation.

Cependant pour des raisons d'optimisation et pour éviter toute ambiguïté (cas de doublons par exemple) ou encore si les repris dans l'intitulé ne correspondent pas, il est recommandé d'utiliser une fonction de transformation.

Exemple pour l'import d'un catalogue de fournisseur vous avez par exemple le tableau suivant :

Vous souhaitez que chaque article ait un numéro d'identifiant unique, il faudra alors utiliser la formule de transformation dans le formulaire de correspondance des colonnes.

Ainsi la formule de transformation est la suivante : selection([ref fournisseur article <12ER221>]=VALEURIMPORT)

Les deux avantages de cette méthode sont les suivantes : Une rapidité accrue à l'exécution et une sécurisation en cas de modification de paramétrage.

Note : il est possible de coupler l'import avec l'action de lancement d'automatismes. Pour ce faire vous pouvez donc lancer un import depuis la liste menu ou lier cet import avec l'automatisme temporel.

Préparation d'une reprise de donnée complète d'un ancien système

➔ Vous devez faire la liste de tous les fichiers importés

➔ Définir un ordre (par exemple pour importer des lignes de CMD, il faut que les clients soient déjà importés)

➔ Déterminer pour chaque donnée importée:

- Si cette donnée va être importée ponctuellement (ex : liste d'agence entreprise, famille d'article)

- Si cette donnée va être importée de façon incrémentale (ex : l'historique 2005 à 2011. Le jour de la bascule on importe uniquement 2012.)

➔ Vous devez également définir l'import en mise à jour. Préparer l'import au préalable.

Ex. (Fichier client qui évolue)

Important : Entre deux imports importants, pensez à faire une sauvegarde de la base pour pouvoir reprendre de votre point de départ sans réaliser de suppression.