Les inventaires
Contexte :
Le responsable logistique identifie que le transat et la chaise sont des articles à forte valeur et à rotation rapide.
Il décide donc de réaliser des inventaires réguliers sur ces deux produits : tous les 30 jours pour le transat et tous les 15 jours pour la chaise.
Quelques jours plus tard, il lance un inventaire tournant afin de vérifier l’état de ses stocks. Il constate alors un écart : trois transats manquent dans l’un des emplacements du dépôt. Il doit consigner ce déficit dans ses notes.
Il décide ensuite de procéder à un inventaire complet de l’ensemble de ses stocks.
Enfin, il réalise un arrêté exhaustif de ses stocks afin de le transmettre à son commissaire aux comptes.
Implémentation dans Simax
Inventaire tournant
Pour renseigner les fréquences d’inventaire des articles, il faut aller dans Stock > Etat des stocks, modifier la fiche de l’article, puis aller dans [ Inventaires ] :
Pour lancer les inventaires tournant, c’est dans Stock > Inventaire > Inventaire tournant, on choisit le dépôt, puis [[ OK ]] :
Pour les inventaires tournant, Simax va prendre seulement les articles dont la date de dernier inventaire est dépassée.
Les articles comptés peuvent être préremplis par Simax ou à remplir manuellement un à un (si utilisation de douchette) selon l’option choisi dans les paramètres logistique (Paramétrage > Choix des modules et des options, [[ Logistique ]], [ Usage des codes barres ], [ Inventaire ]).
Pour renseigner un déficit ou un excès dans les quantités comptées, il faut changer la valeur dans la colonne qté.
Puis [[ Valider ]] pour confirmer votre inventaire. A la validation, Simax va faire des mouvements de stocks de correction pour prendre en compte les écarts de quantités. Il va aussi mettre à jour les dates de dernières inventaires pour les fiches de stocks concernées.
Inventaire complet
Pour effectuer un inventaire complet, on peut aller dans Stock > Inventaire > Faire un inventaire, on peut choisir :
le dépôt : obligatoire
la plage d’emplacement : en renseignant les codes, par exemple :
de l’emplacement : AB1 – A l’emplacement : FA2
de l’emplacement : AB1 – A l’emplacement : Principale
Simax va faire l’inventaire des articles dont le code de l’emplacement est alphabétiquement entre la plage (borne inclus)
la plage d’article : en renseignant les références, par exemple :
De l’article : AB01 – A l’article : AB20
De l’article : AB01 – A l’article : PF48
Simax va faire l’inventaire des articles dont le référence est alphabétiquement entre la plage (borne inclus)
La plage de famille : en renseignant les codes, par exemple :
De la famille : AB-01 – A la famille : MP-11
De la famille : AB-01 – A la famille : NE-02
Simax va faire l’inventaire des articles dont le code de la famille est alphabétiquement entre la plage (borne inclus)
Si c’est un inventaire tournant ou pas.
On peut faire [[ OK ]]
Simax affichera la fiche d’inventaire :
Sur les articles comptés (prerempli si pas d’usage CB lors des inventaires dans les paramètres logistiques, Paramétrage > Choix des modules et des options, [[ Logistique ]], [ Usage des codes barres ], [ Inventaire ]), on modifie les quantités dans qté selon les articles réellement comptés.
On peut ensuite, soit :
Enregistrer sans valider : si on veut continuer l’inventaire plus tard. (On pourra le retrouver dans Stock > Inventaire > Inventaires)
Annuler => supprimer inventaire : si on veut annuler l’inventaire saisie, cela supprimera l’inventaire.
Fermer : fermer la fiche d’inventaire pour continuer plus tard sans enregistrer les modifications.
Valider : confirme l’inventaire et déclenche les mouvements de stocks de correction si nécessaire. A noter qu’après validation, l’inventaire sera figé ne sera plus éditable autrement.
Inventaire par import
L'inventaire par import est une fonctionnalité qui permet de mettre à jour un inventaire en important un fichier, généralement un fichier Excel ou CSV, pour éviter de saisir manuellement tous les articles, quantités ou emplacements, on prépare un fichier contenant les données de stock et on l’importe dans le logiciel.
Contexte :
La direction de l’entreprise MASOCIETE demande au chef du service logistique de réaliser un inventaire des articles présents dans l’établissement « Siège », dans le dépôt « Dépôt », et plus précisément dans l’emplacement « AB1 ». L’objectif : être absolument certain des quantités existantes… et éviter les mauvaises surprises.
Le chef de service, armé de son ordinateur de bureau, se connecte au système de gestion. Il commence par exporter la liste des articles présents dans l’emplacement AB1 au format Excel dans sa tablette.
Il met à jour les quantités réelles directement dans le fichier Excel : augmentations, diminutions, corrections… bref, la routine. Une fois toutes les modifications faites, il retourne à son poste pour utiliser la fonctionnalité Inventaire par import.
Il importe le fichier contenant les quantités réelles, et le logiciel génère automatiquement l’inventaire final.
Mission accomplie : les stocks de l’emplacement AB1 sont enfin à jour, et la direction peut souffler… du moins jusqu’au prochain inventaire.
Implémentation dans SIMAX
Pour commencer à exporter la liste des articles, c'est dans Stock > Détails des stocks. Puis, cliquez sur le menu burger.
Ensuite, cliquez sur [[Exporter]].
[[Utiliser l'export]]
Et [[Exporter les stocks pour l'inventaire (faire un export par dépôt)]].
Et choisissez bien sûr [[OK]].
Voici le fichier Excel en guise d'exemple :
Ensuite, pour l'importer, allez dans Stock > Inventaire > Créer un inventaire par import. Et importez le fichier de l'inventaire qui contient les modifications, et choisissez le dépôt. Et bien sûr, cliquez sur [[OK]].
Et voici l'inventaire final :
La couleur orange à gauche indique la diminution de la quantité comptée de l'article.
Et la couleur verte indique l'augmentation des quantités attendues.
Arrêté d’inventaire
Pour réaliser un arrêté d’inventaire : Stock > Inventaire > Faire un arrêté d’inventaire.
Les options possibles sont :
Arrêté fiscal : qui va être définitif et non éditable après validation.
Partir du dernier arrêté fiscal : pour évaluer les valeurs des stocks et les historiques à partir du dernier arrêté fiscal.
Choisir pour une famille d’article, une sous-famille d’article et un article précis.
On peut faire [[ OK ]].
On aura les arrêtés d’inventaire par article avec leur quantité et prix unitaire à la date d’arrêté.
En effet, si vous avez choisi une date d’arrêté d’inventaire différente de la date du jour, une date rétrospective, alors les quantités et les prix unitaires refléterons votre stock à cette date rétrospective et non à la date du jour.
En entrant en détail dans une fiche d’arrêté d’inventaire, on peut avoir les informations tels que les historiques de mouvement de stock depuis le dernier arrêté d’inventaire (s’il n’y a pas de précédent arrêté d’inventaire alors on recensera tous les mouvements de stocks jusqu’à la date d’arrêté d’inventaire).
Si l’article est identifiable alors on peut retrouver aussi la ventilation par n° de lot/série des montants et des quantités.
On peut par ailleurs consulter ou imprimer les arrêtés d’inventaire depuis Stock > Inventaire > Consulter un arrêté d’inventaire, choisir la date et [[ Appliquer ]].
Sélectionner puis [[ consulter ]], ou [[ imprimer ]]. A noter qu’on peut imprimer en liste en sélectionnant les lignes voulu et puis [[ Imprimer ]].
Mis à jour