Paramétrage messagerie

Chaque utilisateur peut paramétrer son ou ses comptes de messagerie pour envoyer et recevoir des mails dans SIMAX

Pour paramétrer un compte email, cliquez sur le menu Général > Préférences.

Cette fenêtre vous permet de paramétrer votre messagerie (serveur POP, accusés de réception etc.) et de la personnaliser (signature etc.).

« Mes comptes mails »: Vous pouvez créer plusieurs comptes emails. Cliquez sur « Nouveau » pour créer un nouveau compte.

« Rediriger mes mails sur »: choisissez sur quelle adresse rediriger les emails si vous avez plusieurs comptes.

« Signature »: vous permet de personnaliser votre compte email. Vous pouvez décider d'une signature générale ou bien vous pouvez inscrire une signature directement dans le compte mail (voir ci-dessous la création d'un compte mail). L'emplacement de la signature (dans la fenêtre Paramétrage ou dans la fenêtre du compte mail) sera important dès lors où il y aura plusieurs comptes mails.

« Accusé de réception email » : vous pouvez gérer vos accusés de réception ici en cochant la case correspondante.

« Numéro de référence en saisie (superviseur) ? » : cocher cette case si vous désirez qu’un numéro de référence en série soit attribué.

« Mode calendrier » : cocher la case « Afficher les heures ouvrables » ou « Afficher toutes les heures ».

« 1^er jour de la semaine (calendrier) » : choisissez le premier jour de la semaine.

Création d’un compte email

Dans cette nouvelle fenêtre vous pouvez paramétrer votre adresse email, renseigner le serveur POP et SMTP.

Serveur POP (Post Office Protocol) : protocole qui permet de récupérer les courriers électroniques situés sur un serveur de messagerie électronique.

Serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) : protocole de communication qui permet de transférer les courriers électroniques vers les messageries électroniques.

Paramétrez la signature du compte email

Vous pouvez dans cet onglet « Signature » du compte email ajouter votre signature. Vous pouvez décider si vous souhaitez l’ajouter automatiquement aux nouveaux messages et/ou aux messages que vous transférez et auxquels vous répondez.

Importez le SMX : Messagerie - Compte email.smx dans SIMAX.

Le format HTML de la signature permet d'intégrer des mises en forme et des images dans la signature des emails envoyés depuis SIMAX.

Dans les préférences, vous pouvez modifier ou créer des comptes emails (POP / IMAP...). Pour définir la signature dans un compte email : saisir (ou coller) votre signature en intégrant si vous voulez des images.

Activez si vous voulez les options :

- Ajouter automatiquement ma signature aux nouveaux messages : dans ce cas à chaque création d'un message dans le Client Windows, la signature est ajoutée.

- Ajouter automatiquement ma signature aux messages que je transfère et auxquels je réponds : dans ce cas quand vous faites « faire suivre », « répondre » ou « répondre à tous » la signature s'ajoute avant le message d'origine.

Il est possible d'ajouter la signature manuellement depuis la barre d'outils lors de la saisie du message.

Pendant la saisie de votre message vous pouvez modifier la signature.

Remarques si vous mettez des images :

- Attention à la taille du fichier.

- Attention aux dimensions.

- Les images seront en pièces jointes du message.

Important :

- Il n'y a plus d'ajout automatique de la signature lors des envois automatique de message. En remplacement voir les nouveautés sur les fonctions CompteEmailXxxxx et la balise « EMAIL SIGNATURE »

- Si le message est uniquement envoyé à des utilisateurs internes, la signature est automatique supprimée (pour alléger le message)

Paramétrez la réponse automatique du compte email

Importez le SMX : Messagerie - Compte email.smx

Dans le formulaire compte email, un onglet réponse automatique est disponible pour configurer un message d'absence.

Vous pouvez :

- activer la réponse automatique (via la coche) ;

- mettre des dates de début et fin (Attention, les dates sont inclusives), si une date est vide alors elle est pas prise en compte, on peut faire donc du à partir de et du jusqu'au ;

- mettre une adresse émail de transfert ; c'est forcément un email, on ne peut pas saisir juste un pseudo ;

- mettre un message pour l'expéditeur.

Si pas d'email de transfert ou pas de message, rien ne se passe (normal).

La réponse est envoyé une seule fois par expéditeur par jour.

La réponse automatique n'est pas prise en compte si plus d'un utilisateur à configuré le compte en réception.

Donc pour les comptes émail partagés, ce n’est pas la peine d'activer la réponse automatique.

Attention :

Vous devez mettre votre signature dans le message de réponse, elle n'est pas ajoutée automatiquement

Paramétrez un compte email POP

« Pseudo » : indiquez le pseudo que vous voulez utiliser.

« Adresse email » : indiquez l’adresse email à configurer

« Adresse d’envoi par défaut ? »: cochez la case si vous souhaitez que l’adresse mail soit l’adresse d’envoi de vos emails par défaut.

« Fournisseur d’accès Internet » : vous pouvez sélectionnez dans la liste votre Fournisseur d’accès internet (FAI), comme Orange (France Télécom) par exemple.

Onglet « Serveur POP/IMAP »

Partie « Information de connexion »

« Type de compte » : cochez POP ou IMAP

« Serveur POP/IMAP » : adresse de votre serveur POP

« Sécurité POP/IMAP » : choisissez aucune ou SSL/TLS ou STARTILS

« Port POP/IMAP » : le port s’affiche par défaut une fois que le type de compte est sélectionné.

« Laisser les messages sur le serveur pop ? » : cochez cette case pour laisser les messages sur le serveur pop.

« Identifiant de connexion » : inscrivez votre adresse email

« Mot de passe » : tapez votre mot de passe

Partie « Gestion des dossiers »

« Durée de conservation des traités (j) » : indiquez le nombre de jours de conservation des messages traités que vous souhaitez.

« Dossier IMAP source » : inscrivez la source du dossier IMAP.

« Dossier SIMAX de destination » : sélectionnez la destination du dossier IMAP

Il est possible de choisir le dossier SIMAX 'Boite de reception' comme destination d'un compte IMAP.

A la différence d'un compte IMAP qui est associé à un dossier perso, les dossiers fils de 'courrier entrant' dans IMAP ne sont pas fils de la boite de réception mais FRÈRE.

De plus, les dossiers personnels (non IMAP) frères de la boite de réception ne sont pas automatiquement ajoutés comme fils de 'courrier entrant' dans IMAP.

Il est possible de forcer l'ajout du dossier personnel par clic droit et l'option de menu 'Ajouter le dossier au compte IMAP'.

Onglet « Serveur SMTP »

« Serveur SMTP » : adresse de votre serveur SMTP

« Sécurité SMTP » : choisissez aucune ou SSL/TLS ou STARTILS

« Port SMTP » : le port SMTP s’affiche automatiquement

« Identifiant de connexion » : inscrivez votre adresse email

« Mot de passe » : tapez votre mot de passe

« Laisser les messages sur le serveur pop ? » : cochez cette case si vous désirez laisser les messages sur le serveur pop.

« Signature » : vous pouvez personnaliser chaque compte email grâce à la signature. La signature entrée dans chaque compte sera prioritaire sur la signature générale. Par défaut, c'est la signature du premier compte qui est utilisée pour envoyer des emails.

Gestion de la sécurité STARTTLS pour l’envoi de mail

Importez le SMX : Messagerie - Compte email.smx

Après import du smx Messagerie - Compte email.smx, l'option STARTTLS est disponible pour Sécurité SMTP.

Attention : si la sécurité est active, il faut penser à changer le port ; par défaut le port pour STARTTLS est 587.

C'est option est aussi disponible pour le SMTP de SIMAXOnline.

Usage :

Les comptes Office 365 sont protégés par STARTTLS.

Gestion des adresse e-mail dans le formulaire Utilisateur

1er cas de figure : Le PSEUDO de l'utilisateur est une adresse email.

Quand le destinataire d'un message est juste une adresse email (sans pseudo) et que l'adresse email correspond à un utilisateur, le message passe en INTERNE.

S’il y a un pseudo, le message passe en EXTERNE.

Exemple de message interne :

Utilisateur: [email protected]

Destinataire: [email protected] =>le message passe en INTERNE

Exemple de message externe :

Utilisateur: [email protected]

Destinataire: pdupond<[email protected]> => le message passe en EXTERNE

2eme cas de figure : Le champ ADRESSE EMAIL de l'utilisateur est rempli.

Ce deuxième cas est le fonctionnement usuel de la messagerie de SIMAX. Le destinataire du message contient l'adresse de l'utilisateur => message passe en INTERNE même si l'adresse est renseignée dans d'autres formulaires.

Exemples :

Utilisateur: pierre dupond ; adresse email : [email protected]

Destinataire: [email protected] => message INTERNE

Destinataire: pdupond<[email protected]> => message INTERNE