Gestion des documents GED

Contexte :

Dans le service documentation, l'équipe a reçu pour mission de créer un document GED servant de carte d’identité pour chaque client. Quelques semaines après la mise en place du système, ils ont vérifié que les documents étaient toujours en place et facile à retrouver après une mise à jour du stockage. Lors de cette vérification, ils ont remarqué qu’un document important, qui aurait dû être imprimé depuis longtemps, ne l’était pas encore. Ils ont alors rapidement corrigé la situation en procédant à son impression directe.

A chaque nouvelle impression d'un devis, une commande, une facture, le fichier est automatiquement enregistré dans la GED sans nécessiter d'étapes supplémentaires. En consultant le document dans la fiche, que ce soit du client ou fournisseur, l’équipe a pu accéder à tous les fichiers associés en un seul endroit.

Lors de la création d'un nouvel article Pepsi, l'équipe administratif a commencé par définir un modèle produit pour les boissons gazeuses, comme le Coca-Cola. Ils ont créé un modèle, puis ont associé tous les documents nécessaires, tels que le Bon à savoir et la Licence de vente. Ainsi, chaque fois qu'un nouvel article similaire était ajouté, ces documents étaient automatiquement rattachés, simplifiant considérablement le processus.

Cette intégration fluide a assuré que toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles et correctement archivées.

Implémentation dans SIMAX

Créer un document GED

Pour créer un document GED, cliquez sur Doc > Documents, puis sur [[Créer]]. Remplissez les parties « Document », « Pour qui ? », « Référencement » avec la liste de mots clef associés, et choisissez la catégorie à laquelle il appartiendra si nécessaire.

Retrouver un document GED

Pour visualiser la liste des documents GED, cliquez sur Doc > Documents. Vous pouvez la filtrer des dates de début et de fin, par client ou fournisseur, par catégorie, par mot clef, et par type de document. Vous pouvez aussi taper la référence du document dans la barre de recherche afin de retrouver le document.

Imprimer directement le document GED

Dans Doc > Documents, à droite de chaque document, il y a le bouton Imp. Directe pour pouvoir imprimer le document.

Cela n’est valable que si on utilise un type de stockage « Dossier Windows ».

Créer un document GED à partir des formulaires

Devis

Si l’utilisateur choisi d’imprimer un devis, le fichier sera enregistré dans GED. Pour accéder à la liste des devis, aller dans Vente > Devis. Pour l’imprimer, sélectionnez le devis et cliquez sur [[Imprimer]].

Et vous aurez votre devis imprimé en format PDF.

Le document se déposera automatiquement dans [Documents liés].

Cet onglet contient les formulaires de SIMAX héritant de « Formulaires avec document GED édité », lors de l’impression de formule, le fichier imprimé sera créé en tant que document GED et listé dans Documents liées, et il n’est plus nécessaire d’en créer via le bouton Créer.

La liste des formulaires héritant du « formulaire de document GED édité » par défaut dans SIMAX sont les suivants :

A l’impression de ces formulaires, SIMAX crée automatiquement le document GED avec le fichier imprimé.

Depuis articles :

Modèles produits

Certains articles sont des produits à vendre et consommable, qui ont tous des documents obligatoires comme Bon à savoir, Licence de vente, Copyright, car ils sont tous du même type qui rassemble les documents à fournir à la création d’un article qui aura les mêmes caractéristiques.

Pour créer un modèle produit, allez dans l’article que vous avez créé, dans [Doc], choisissez Créer dans le champ Modèle produit.

Indiquez ensuite le Code, le libellé, et créez une liste des documents GED rattachés à ce modèle produit.

Cliquez sur [[OK]], et faites de-même pour chaque fichier que vous voulez associer au modèle produit et vous verrez la liste des fichiers dans la Liste Document GED.

Enregistrez, et au moment où vous associez ce modèle produit dans [Doc] après la création d’un article qui a les mêmes caractéristiques que Coca cola, Doliprane ou Bledina, les documents rattachés à ce modèle s’afficheront automatiquement (Bon à savoir, licence de vente...) et seront à remplir manuellement.

Il est possible d’ajouter d’autres documents si nécessaires.

Ici, tous les documents liés à l’article seront disponibles depuis le même menu précédemment Doc > Documents.