Gestion des documents clients catégories, exigences, autorisations et stockage

Contexte :

Dans une entreprise de distribution, le service financier a simplifié la gestion des documents clients en précréant automatiquement les documents GED nécessaires lors de l’ajout d’un nouveau client. Cela permet de définir les documents à fournir, de restreindre l’accès aux informations sensibles grâce à des autorisations, et d’associer une durée de validité à chaque document.

Implémentation dans SIMAX

Catégories de document

On peut catégoriser les documents par catégorie, dans Doc > Catégories de document.

Cela permettra de catégoriser des documents, de mettre des dates de validité, etc...

Pour créer une nouvelle catégorie de documents électroniques, il vous suffit de cliquez sur [[Créer]] en bas de la liste.

Si vous voulez répertorier les documents dans un classement particulier, ajoutez l’emplacement exacte où le document sera stocké dans Formule pour le répertoire de classement.

Vous pouvez avoir plusieurs catégories par formulaire, la catégorie par défaut sera celui dans le libellé et égale à celui du formulaire. Et qu’à chaque création d’un Client particulier, si vous le classifiez à cette catégorie, les documents à fournir seront automatiquement repris, pour pouvoir ensuite les remplir.

Autorisations

Le fait d’avoir créé des catégories de documents vous permettra aussi de définir des groupes d’autorisations.

Dans [Autorisations], vous pouvez également ajouter des Groupes autorisés pour définir qui pourront voir les différents documents.

Puis, Enregistrez.

Pour créer un Client particulier, menu Fichier > Client > Clients, ensuite [[Créer]] en bas à gauche et choisissez Client particulier.

Après que toutes les informations nécessaires concernant le client soient remplies, enregistrez, puis revenez dans les détails du client.

Cliquez après sur [[Documents]] en bas de la fiche.

Et ainsi, vous pouvez avoir automatiquement les documents à fournir pour un Client particulier. Vous n’avez plus qu’à remplir les fichiers.

Et vous pouvez avoir les deux documents le concernant.