Créer une synchronisation

Cliquez sur le bouton « Créer » en bas de la liste des synchronisations pour ouvrir le formulaire de création de synchronisation.

Vous pouvez aussi écrire à Max « Créer Synchronisation ». Cela vous évitera de passer par la liste des synchronisations.

Vous allez découvrir étape par étape comment créer une synchronisation.

Première étape : créer une synchronisation

Remplissez le formulaire de création de synchronisation :

Exemple:

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« Libellé » : choisissez un nom pour votre synchronisation

« Description de données externe » : voir chapitre Deuxième étape

« Formulaire de destination » : formulaire dans SIMAX avec lequel la synchronisation sera effectuée (exemple: le formulaire « Déplacement » de SIMAX sera utilisé pour réaliser la synchronisation vers Outlook).

« Date de dernière synchronisation » : indiquez la date de la dernière synchronisation

« Requête de filtrage » : choisissez la requête de filtrage si vous souhaitez cibler davantage la synchronisation.

« Mode de synchronisation » : choisissez un mode de synchronisation

Plusieurs modes de synchronisation sont proposés :

• Global : La synchronisation sera effectuée pour tous les utilisateurs et la date de dernière synchronisation sera commune à tous les utilisateurs. Un seul utilisateur doit faire cette synchronisation.

• Par utilisateur : Chaque utilisateur lancera la synchronisation à partir de sa session SIMAX (cf. conditions de filtrage) et la référence de dernière date de synchronisation lui sera rattachée.

• Par poste : la date de dernière synchronisation sera stockée sur le poste.

« SIMAX prioritaire ? » : cochez la case pour que SIMAX soit prioritaire sur Outlook si un même rendez-vous a été créé après la date de dernière synchronisation, à la fois dans SIMAX et dans Outlook.

Dans ce cas, l'enregistrement de SIMAX sera prioritaire sur l'enregistrement d'Outlook.

« Paramètres avancés » : vous pouvez indiquer des conditions de synchronisation qui définiront les règles de sélection des données. Seuls les enregistrements qui respectent l'ensemble de ces conditions seront synchronisés.

« Liste Dernière synchronisation Utilisateur » : vous retrouvez ici le nom de l’utilisateur et la date de la dernière synchronisation.

Conseil : Pour les modes « Par utilisateur » et « Par poste », nous conseillons de ne sélectionner que les déplacements de l'utilisateur connecté à SIMAX, sinon il y a un risque de supprimer les déplacements des autres utilisateurs SIMAX.

Cliquez sur « Créer » au bas du tableau des paramètres avancés pour créer une condition :

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Deuxième étape : remplir la description de données externe

Nous allons vous aider à remplir le champ « Description de données externe ».

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Cliquez sur l'icône « Créer » pour choisir une description de données externe parmi la liste des propositions (chapitre II.2.1).

Utiliser une description de données externe déjà existante

Si vous avez déjà créé des synchronisations, vous pouvez les utiliser de nouveau. Toutes les synchronisations créées sont enregistrées. Sélectionnez celle qui correspond à vos besoins dans le liste.

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Créer une description de données externe

Si vous avez cliqué sur l'icône « Créer » pour créer une nouvelle description de données externe, vous devrez choisir le type de description :

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Pour la synchronisation avec Exchange ou avec Outlook, choisissez le type « Données d'une table BDD » et cliquez sur « Ok ».

Une fiche de création de données d'une table BDD s'ouvre. Remplissez les différents champs.

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« Nom de la description » : donnez un nom à la description (exemple Exchange Deplacement)

« Connexion BDD » voir chapitre II.3 Troisième étape

« Nom de table externe » Voir chapitre II.4 Quatrième étape

« Correspondances de colonnes » : Elles sont conseillées si les champs SIMAX n’ont pas le même libellé que les colonnes d’Outlook. (Voir chapitre II.5 Cinquième étape)

« Paramètres avancés » : pour la synchronisation, vous n'avez pas besoin de remplir les paramètres avancés.

Troisième étape : remplir la connexion BDD

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Cliquez sur pour créer une nouvelle connexion BDD.

Remplissez les différents champs du formulaire « Créer connexion BDD »

La connexion reprendra les informations du serveur Exchange.

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Pour « Type de connexion » choisir « Données sur un serveur Microsoft Exchange » pour la synchronisation avec Exchange, ou choisir « Données sur Microsoft Outlook » pour la synchronisation avec Outlook.

Pour « Utilisateur » saisir le nom du profil Outlook du poste (pour avoir la liste des profils, allez dans le panneau de configuration et le menu Courrier).

Information : Pour simplifier le paramétrage de la synchronisation Exchange/Outlook vous pouvez donner le même nom de profil à tous les postes concernés.

Dans le cas où la connexion échoue, Max vous envoie un message d'erreur.

S'il vous envoie ce message :

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Ce message vous informe que vous devez avoir la bibliothèque CDO (1-21) dans Outlook. C'est un pré requis pour le fonctionnement de la synchronisation. Rappel : la bibliothèque CDO fonctionne avec les versions antérieures d’Outlook 2010.

Après avoir rempli tous les champs de la fiche « Créer données d'une table BDD », sauvegardez vos modifications en cliquant sur « Enregistrer » en bas de page.

Quatrième étape : remplir le nom de table externe

Vous devez définir un « Nom de table externe » dans la fenêtre création de données d'une table BDD.

Après avoir rempli le « Nom de la description », et la « Connexion BDD », vous pourrez choisir le « Nom de table externe ». Grâce à la connexion définie, SIMAX va pouvoir rechercher la liste des tables externes d’Outlook. Vous devrez choisir celle qui correspond à vos besoins (exemple Boite aux lettres – Local / Calendrier)

A la suite de ce nom, vous devrez rajouter manuellement le nom de la catégorie de Outlook (voir chapitre III Gestion des catégories Exchange) entre crochets (exemple : Boîte aux lettres – Local / Calendrier [Déplacements]).

Exemple Nom de table externe :

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Ainsi seront synchronisés, les éléments de la catégorie [déplacement] de Outlook contenus dans la table externe nommée « Boîte aux lettres – Local / Calendrier ».

Note: vous devez au préalable avoir créé manuellement les catégories (déplacement, tâche etc.) dans Outlook puisqu'elles n'existent pas par défaut. Les catégories créées par un utilisateur le sont uniquement sur son poste. Il est préférable que chaque utilisateur crée des catégories dans son Outlook sur chaque poste.

Cinquième étape : correspondances de colonnes

Dans la liste « Correspondances de colonne » cliquez sur « Créer » (au bas de la liste) pour créer des correspondances si nécessaire.

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Créez vos correspondances de colonnes entre SIMAX et Outlook et cliquez sur « Enregistrer » pour valider.

Exemple de correspondances :

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Cas particulier : pour la synchronisation des contacts

Dans Exchange/Outlook, on peut rattacher des contacts à une tache, ou un rendez-vous. Exemple vous pouvez inviter des collaborateurs à un rendez-vous ou les inviter à participer à une tâche.

Vous pouvez synchroniser ces contacts qui sont associés à un rendez-vous ou à une tache de Exchange/Outlook avec une liste de collaborateurs (ou ressources) d'un formulaire SIMAX de type tache ou rendez-vous.

Remarque:

Dans un rendez-vous Exchange/Outlook, les contacts associés peuvent être de 3 sortes différentes (Obligatoire, Facultatif, Ressource)

- Il faudra alors faire trois correspondances de colonnes dans SIMAX (une colonne 'Participants' dans SIMAX pour le type obligatoire, une colonne 'Participants facultatifs' dans SIMAX pour le type facultatif, et enfin une colonne 'Ressources' dans SIMAX pour le type ressource).

- Pour une tâche Exchange/Outlook, la correspondance de colonne sera une colonne « Liste des contacts liés » dans SIMAX pour les contacts de la tâche.