Créer un modèle d'édition

Première méthode

Après avoir créé votre modèle d’édition dans Word ou OpenOffice, associez-le à un formulaire depuis Paramétrage > Editer/imprimer > Modèles d’édition, puis cliquez sur Créer.

Chaque modèle d’édition doit contenir :

• un document modèle,

• le tableau ou le formulaire à imprimer,

• un libellé clair.

Dans l’onglet Conditions d’utilisation et plusieurs modèles d’éditions, renseignez un répertoire ou un fichier de sortie. Cela définit l’emplacement d’enregistrement du document généré.

Vous pouvez aussi définir plusieurs options :

• imprimer le fichier de sortie,

• activer les copies non assemblées,

• associer le modèle à une liste,

• choisir le format de sortie.

Les formats de sortie disponibles incluent :

• le format d’origine,

• le PDF via OpenOffice serveur,

• le PDF via PDF Creator,

• le PDF via LibreOffice.

Vous pouvez enfin ajouter des conditions pour choisir automatiquement le bon modèle. Vous pouvez aussi intégrer des options supplémentaires au modèle.

Deuxième méthode

Vous pouvez aussi générer un modèle d’édition directement à partir d’un formulaire ou d’un tableau.

Pour cela, ouvrez Paramétrage > Editer/imprimer > Générer modèle d’impression.

Renseignez ensuite :

• le tableau ou le formulaire concerné,

• le format du modèle,

• le nom du fichier avec son répertoire.

Si ce modèle doit servir à imprimer une liste, cochez l’option correspondante.

Format de modèle d’impression : le fichier peut être au format .xls, .odt, .txt, .html, .doc, .docx ou .xlsx.

SIMAX prend aussi en charge le format .xlsm pour les impressions Microsoft Office Excel 2007.

Ce format fonctionne comme .xlsx. La seule différence est la présence de macros.

Pour les fichiers .xls, la génération du modèle ne crée pas de mise en forme et la fusion documentaire ne gère pas les images.

Modèle pour liste : activez cette option pour lier le modèle d’édition à une liste. Pour l’impression des listes, reportez-vous au chapitre Options de balises pour listes.

Exemple : pour imprimer une liste de factures, sélectionnez le tableau facture puis cochez cette option.

Nom de fichier avec répertoire : si ce champ est renseigné, le fichier généré est automatiquement enregistré à l’emplacement indiqué. Vous pouvez aussi utiliser des répertoires dynamiques basés sur un champ de données.

Exemple : vous imprimez une facture de la société XYZ SAS et vous renseignez le champ Nom de fichier avec répertoire avec un chemin qui inclut le nom de la société. La facture est alors enregistrée dans le répertoire prévu, puis dans un sous-répertoire nommé XYZ SAS, créé automatiquement.

L’emplacement et le nom du fichier suivent les règles suivantes :

• Sans répertoire : le fichier est enregistré dans le dossier personnel de l’utilisateur, par exemple Mes documents.

• Sans nom de fichier : le nom utilisé est la description abrégée de l’enregistrement, reprise dans l’intitulé.

• Sans extension : l’extension adaptée est ajoutée automatiquement.

• Avec une mauvaise extension : la bonne extension est ajoutée à la suite. Exemple : NomFich.odt.doc pour un modèle Word.

Important : si un fichier du même nom existe déjà, le nouveau fichier l’écrase.

Après avoir cliqué sur Ok, Max envoie un message de confirmation, par exemple :

Le fichier généré est : ...

Ce modèle a été ajouté à vos modèles d’édition pour le formulaire Contact professionnel.

Vous pouvez ensuite ouvrir le lien et mettre en forme le modèle généré.

Résultat :

Conditions d’un modèle d’édition

Vous pouvez associer plusieurs modèles d’édition à un même formulaire. L’utilisateur choisit alors le modèle au moment de l’impression.

Exemple : si vous créez plusieurs modèles dans des formats différents, Max proposera la liste des modèles trouvés au moment d’imprimer le formulaire, comme .odt, .doc ou .html.

Vous pouvez aussi définir des conditions pour sélectionner automatiquement le bon modèle d’édition.

Par exemple, le modèle devis avec remise est utilisé si une remise existe. Le modèle devis sans remise est utilisé sinon.

Exemple : modèle d’édition à utiliser uniquement pour les devis qui ont une remise.

L’option Copies non assemblées permet d’imprimer chaque enregistrement séparément dans un fichier distinct.

Conseil : si NOUTOnline est installé sur Windows Server, évitez les modèles .doc. Microsoft ne garantit pas la stabilité de Word dans cet environnement.

Pour conserver les modèles .doc en client Windows, créez des modèles OpenOffice ou HTML pour NOUTOnline, puis configurez-les pour une utilisation en mode Windows ou en mode web.

Ce paramétrage se fait avec les conditions du modèle d’édition :

• enmodewindow() pour les modèles .doc,

• enmodeweb() pour les modèles .html ou .odt.