Saisie de décaissement

Saisie rapide d'un règlement pour un fournisseur.

MASOCIETE doit régler plusieurs fournisseurs :

• 600 € à Renault,

• 720 € à Aguila,

• 1 200 € à Colissimo.

Pour régler une ou plusieurs factures en une seule saisie, il est possible d’utiliser la saisie rapide de décaissement.

Dans ce chapitre, nous n’allons pas détailler le processus complet depuis le fournisseur, la commande et la réception. Nous allons partir directement de la facture d’achat.

Si vous souhaitez consulter le processus complet, veuillez vous référer à la documentation correspondante : Facture et impact comptable, Achat

Implémentation

Voici les factures fournisseurs de MASOCIETE récemment créées :

Accédez à Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat, puis cliquez sur [[ Créer ]].

Renseignez ensuite :

• la date,

• la référence de la facture fournisseur,

• les lignes facturées.

• Pour afficher la facture à droite, il est nécessaire d’activer le module GED : Paramétrage > Choix des modules et des options, puis cocher | Gestion électronique des données |.

  Ensuite, dans la facture d’achat, accédez à [ Pièces liées ] et ajoutez la facture d’achat au format PDF ou image (PNG, JPG, JPEG, ...).

• Il est possible :

  • d’importer automatiquement des factures d’achat au format PDF, PDF Factur-X ou image (voir documentation pour plus de détails Import de facture fournisseur en facture X, Import facture en Image)

  • d’importer en masse des factures d’achat (voir documentation pour plus de détails (Import en masse de facture d'achat).

Cliquez sur [[ Enregistrer ]] pour la facture d’achat.

Après avoir créé les trois factures, il est nécessaire de les valider afin qu’elles puissent être réglées via la saisie rapide de décaissement.

Pour ce faire, accédez à : Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat, puis validez les factures.

• Les factures validées sont affichées en rose.

• L’option de comptabilisation par défaut utilisée est « à la validation ». Ainsi, à la validation de la facture d’achat, celle-ci est validée, marquée comme bon à payer et passée en comptabilité.

  Il existe plusieurs modes de comptabilisation des pièces d’achat, configurables dans : Paramétrage > Choix des modules et des options, [[ Comptabilité ]] > [ Divers ] > Comptabilisation pièces d’achat.

  Pour plus de détails, veuillez vous référer à la documentation correspondante : Facture et impact comptable.

Après avoir validé les factures, accédez à : Trésorerie > Gestion des décaissements > Saisie rapide de décaissement pour saisir les règlements.

Renseignez le mode de paiement, puis, pour créer une ligne par facture, indiquez :

• le fournisseur,

• le montant.

Simax retrouvera automatiquement les factures associées.

Enfin, cliquez sur [[ Enregistrer ]].

• La liste des comptes bancaires se trouve dans : Tréso > Compte en banque, où vous pouvez créer, modifier ou supprimer un compte.

• Le solde indiqué dans la fiche du compte bancaire est mouvementé automatiquement selon les montants des règlements effectués.

• Seules les dettes fournisseurs qui sont validées et marquées comme bon à payer peuvent être réglées via les règlements fournisseurs.

• Après le règlement, la facture est cochée comme payée et le compte fournisseur est soldé.

Dans Compta > Gestion des écritures > Consultation des écritures, vous pouvez constater que les écritures comptables liées au règlement et au compte bancaire sont générées automatiquement.

Ces écritures sont directement lettrées avec celles des factures d’achat.

Les écritures comptables de la facture d’achat sont générées lors de son passage en comptabilité, qui, par défaut, se fait à la validation de la facture.

Pour plus d’informations sur le mode de comptabilisation des pièces d’achat, consultez Facture et impact comptable