Règlement fournisseur

Saisie d'un paiement fait pour un fournisseur.

MASOCIETE doit régler 2 400 € à son fournisseur par virement bancaire pour une livraison récente. Le comptable saisit ensuite le paiement dans la trésorerie de l’entreprise.

Dans ce chapitre, nous n’allons pas détailler le processus complet depuis le fournisseur, la commande et la réception. Nous allons partir directement de la facture d’achat.

Si vous souhaitez consulter le processus complet, veuillez vous référer à la documentation correspondante : Facture et impact comptable, Achat

Implémentation

Voici la facture du fournisseur de MASOCIETE récemment créée : Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat, puis cliquez sur [[ Créer ]].

• Pour afficher la facture à droite, il est nécessaire d’activer le module GED : Paramétrage > Choix des modules et des options, puis cocher | Gestion électronique des données |.

  Ensuite, dans la facture d’achat, accédez à [ Pièces liées ] et ajoutez la facture d’achat au format PDF ou image (PNG, JPG, JPEG, ...).

• Il est possible :

  • d’importer automatiquement des factures d’achat au format PDF, PDF Factur-X ou image (voir documentation pour plus de détails Import de facture fournisseur en facture X, Import facture en Image)

  • d’importer en masse des factures d’achat (voir documentation pour plus de détails (Import en masse de facture d'achat).

Cliquez sur [[ Enregistrer ]] pour la facture d’achat.

Pour que la facture puisse être prise en compte dans les règlements fournisseur, il est nécessaire de la valider et de la passer en comptabilité.

Pour ce faire, accédez à : Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat, puis validez la facture.

• Les factures validées sont affichées en rose.

• L’option de comptabilisation par défaut utilisée est « à la validation ». Ainsi, à la validation de la facture d’achat, celle-ci est validée, marquée comme bon à payer et passée en comptabilité.

  Il existe plusieurs modes de comptabilisation des pièces d’achat, configurables dans : Paramétrage > Choix des modules et des options, [[ Comptabilité ]] > [ Divers ] > Comptabilisation pièces d’achat.

  Pour plus de détails, veuillez vous référer à la documentation correspondante : Facture et impact comptable.

Après avoir validé la facture, accédez à : Trésorerie > Gestion des décaissements > Règlement fournisseur pour saisir le règlement.

Renseignez :

• le fournisseur,

• le montant,

• le mode de paiement,

• le compte bancaire utilisé pour la transaction.

Cochez ensuite la dette que vous souhaitez régler, puis cliquez sur [[ Enregistrer ]].

• La liste des comptes bancaires se trouve dans : Tréso > Compte en banque, où vous pouvez créer, modifier ou supprimer un compte.

• Le solde indiqué dans la fiche du compte bancaire est mouvementé automatiquement selon les montants des règlements effectués.

• Seules les dettes fournisseurs qui sont validées et marquées comme bon à payer peuvent être réglées via les règlements fournisseurs.

• Il est également possible d’effectuer un règlement depuis la liste des dettes fournisseurs : Tréso > Gestion des décaissements > Dettes fournisseur, sélectionnez la dette, puis cliquez sur [[ Règlement ]].

• Après le règlement, la facture est cochée comme payée et le compte fournisseur est soldé.

Dans Compta > Gestion des écritures > Consultation des écritures, vous pouvez constater que les écritures comptables liées au règlement et au compte bancaire sont générées automatiquement.

Si le module Compta est activé, l’option Ne pas passer les règlements directement en comptabilité (Paramétrage > Choix des modules et des options, [[ Trésorerie ]]) permet de ne pas comptabiliser immédiatement les règlements. Dans ce cas, il est nécessaire d’utiliser l’outil de transfert des écritures afin de les intégrer en comptabilité, via le chemin : Compta > Gestion des écritures > Transfert gestion → compta.

Ces écritures sont directement lettrées avec celles de la facture d’achat.

Les écritures comptables de la facture d’achat sont générées lors de son passage en comptabilité, qui, par défaut, se fait à la validation de la facture.

Pour plus d’informations sur le mode de comptabilisation des pièces d’achat, consultez Facture et impact comptable