Les dettes fournisseur

Facture d’achat, délai et mode de paiement, règlement fournisseur.

Après réception d’une facture d’achat, l’entreprise doit vérifier les informations qu’elle contient, notamment le délai et le mode de paiement convenus.

Elle enregistre ensuite la facture dans son système comptable, puis procède au règlement du fournisseur selon les conditions définies.

Dans ce chapitre, nous n’allons pas détailler le processus complet depuis le fournisseur, la commande et la réception. Nous allons partir directement de la facture d’achat.

Si vous souhaitez consulter le processus complet, veuillez vous référer à la documentation correspondante : Facture et impact comptable, Achat

Facture d’achat

La facture d’achat est un document envoyé par un fournisseur à une entreprise, détaillant les biens ou services vendus ainsi que le montant à payer.

Dans cet exemple, l’entreprise MASOCIETE avait un besoin urgent de tissus pour finaliser une commande destinée à un client potentiel. Pour y répondre, elle a passé une commande auprès de son fournisseur habituel, BELGIUM TEXTILE.

Le fournisseur a alors établi une facture d’achat correspondant à la commande :

• Article : 200 tissus

• Prix unitaire : 12 €

• Total : 2 400 €

Implémentation

Pour créer une facture d’achat, accédez à : Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat.

Renseignez ensuite :

• la date de la facture,

• la référence de la facture chez le fournisseur,

• les lignes facturées,

• le mode de règlement.

[[ Enregistrez ]] la facture.

• Il est possible de ne pas resaisir la facture et de la générer directement à partir du bon de réception correspondant à la commande passée auprès du fournisseur, ce qui permet de suivre le processus complet Facture et impact comptable.

• Pour afficher la facture à droite, il est nécessaire d’activer le module GED : Paramétrage > Choix des modules et des options, puis cocher | Gestion électronique des données |.

  Ensuite, dans la facture d’achat, accédez à [ Pièces liées ] et ajoutez la facture d’achat au format PDF ou image (PNG, JPG, JPEG, ...).

• Il est possible :

  • d’importer automatiquement des factures d’achat au format PDF, PDF Factur-X ou image (voir documentation pour plus de détails Import de facture fournisseur en facture X, Import facture en Image)

  • d’importer en masse des factures d’achat (voir documentation pour plus de détails (Import en masse de facture d'achat).

Vous pouvez retrouver la liste de vos factures d’achat dans : Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat.

• Les factures validées sont affichées en rose.

• Seules les factures validées sont marquées comme « bon à payer » et peuvent être régularisées dans les opérations de règlement fournisseur.

Après l’enregistrement de la facture, une dette fournisseur est automatiquement créée dans Trésorerie. Elle est consultable depuis la liste des dettes fournisseurs : Tréso > Gestion des décaissements > Dettes fournisseur.

Les dettes fournisseurs sont automatiquement marquées comme « bon à payer » dès que la facture d’achat est validée.

Après validation de la facture d’achat, il est possible d’enregistrer son règlement de plusieurs manières :

• via la saisie rapide de décaissement,

• par règlement fournisseur,

• par virement SEPA.

Pour plus de détails, veuillez vous référer à la documentation correspondante : Saisie des paiements.