Notes de frais

Une note de frais est un document permettant à un collaborateur de déclarer les dépenses professionnelles qu’il a engagées afin d’obtenir leur remboursement par l’entreprise.

Voici le cas du Collaborateur Gaule Thiery dans l'entreprise MASOCIETE :

Gaule Thiery, collaborateur de l’entreprise MASOCIETE, a effectué des dépenses professionnelles et souhaite obtenir leur remboursement.

Après avoir créé sa note de frais dans SIMAX, le Superviseur la valide en cochant |Validé|. Cette validation génère automatiquement les écritures de note de frais, qui sont immédiatement placées en « Bon à payer », avec une échéance fixée au 15 du mois suivant.

Pour effectuer le remboursement, le gestionnaire crée ensuite un virement SEPA. Si le RIB de Camille n’est pas encore renseigné, il l’ajoute directement sur la ligne du virement, puis Exporte et comptabiliser.

Une fois le virement enregistré, la note de frais de Gaule Thiery est automatiquement marquée comme Remboursé.

Implémentation

Créer note de frais

Depuis RH > Note de frais, et [[Créer]].

[[Enregistrez]] la note de frais, et le responsable recevra un message qui le préviendra qu'une note de frais vient d'être créée.

Pour vérifier l’exactitude de la note de frais, accédez à RH > Note de frais, puis double-cliquez sur la note concernée et cochez la case |Validé| une fois les informations vérifiées.

N'oubliez pas d'[[Enregistrer]].

Note : Les écritures de NF sont immédiatement mises en bon à payer, avec une échéance fixée au 15 du mois suivant.

Consultation des écritures

Ensuite, cela va générer les écritures de note de frais. Cela sera visible dans Compta > Gestion des écritures > Consultation des écritures.

Rembourser la note de frais

Afin de rembourser ces dépenses, créez un virement SEPA via Tréso > Gestion des décaissements > Virements SEPA-EBICS, puis cliquez sur [[Créer]].

Choisissez comme Type de tiers* "Collaborateur", et allez dans [lister les virements]. Cliquez sur [[Lister les virements]], et la note de frais s'affichera automatiquement dans la liste des Virements. Puis, cliquez sur [[Exporter et comptabiliser le virement]].

Vous verrez ensuite que cette note de frais sera coché comptabilisé.

Cela aussi signifie que la note de frais a été remboursée, car dans RH > Notes de frais > Notes de frais. Cliquez sur la note de frais concernée, et vous verrez que |Remboursé| sera cochée automatiquement.