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# Notes de frais

Une **note de frais** est un document permettant à un collaborateur de déclarer les dépenses professionnelles qu’il a engagées afin d’obtenir leur remboursement par l’entreprise.

***Voici le cas du Collaborateur Gaule Thiery dans l'entreprise MASOCIETE :*** 

**Gaule Thiery**, collaborateur de l’entreprise **MASOCIETE**, a effectué des **dépenses professionnelles** et souhaite obtenir leur **remboursement**.

Après avoir créé sa **note de frais** dans **SIMAX**, le **Superviseur** la valide en cochant |**Validé**|. Cette validation génère automatiquement les **écritures de note de frais**, qui sont immédiatement placées en « **Bon à payer** », avec une échéance fixée au **15 du mois suivant**.

Pour effectuer le **remboursement**, le **gestionnaire** crée ensuite un **virement SEPA**. Si le **RIB** de Camille n’est pas encore renseigné, il l’ajoute directement sur la ligne du virement, puis **Exporte et comptabiliser**.

Une fois le virement enregistré, la note de frais de **Gaule Thiery** est automatiquement marquée comme **Remboursé**.

#### Implémentation 

#### Créer note de frais

Depuis **RH > Note de frais**, et **\[\[Créer]]**.

<figure><img src="/files/SgbzKCbPuBRlpqQ4vr5Z" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**\[\[Enregistrez]]** la note de frais, et le responsable recevra un message qui le préviendra qu'une note de frais vient d'être créée.&#x20;

Pour vérifier l’exactitude de la note de frais, accédez à **RH > Note de frais**, puis double-cliquez sur la note concernée et cochez la case **|Validé|** une fois les informations vérifiées.

<figure><img src="/files/jwg82tLcC5mUxKNsOUdZ" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

N'oubliez pas d'**\[\[Enregistrer]]**.

{% hint style="info" %}
**Note** : Les écritures de NF sont immédiatement mises en bon à payer, avec une échéance fixée au 15 du mois suivant.
{% endhint %}

#### Consultation des écritures

Ensuite, cela va générer les écritures de note de frais. Cela sera visible dans **Compta > Gestion des écritures > Consultation des écritures.**&#x20;

<figure><img src="/files/NI47CUNOpgfIuPfuQ7PO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### Rembourser la note de frais

Afin de rembourser ces dépenses, créez un virement SEPA via **Tréso** **> Gestion des décaissements > Virements SEPA-EBICS**, puis cliquez sur **\[\[Créer]].**

<figure><img src="/files/nPPoXHgTG1VqXo9Z5JCw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Choisissez comme **Type de tiers\* "Collaborateur"**, et allez dans **\[lister les virements]**. Cliquez sur **\[\[Lister les virements]]**, et la note de frais s'affichera automatiquement dans la liste des **Virements**. Puis, cliquez sur **\[\[Exporter et comptabiliser le virement]]**.

<figure><img src="/files/1RsE0vpk25lrMcrE4S9z" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Vous verrez ensuite que cette note de frais sera coché **comptabilisé**.

<figure><img src="/files/cJoEbFe2ZZXt2lNxzxdm" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Cela aussi signifie que la note de frais a été **remboursée**, car dans **RH > Notes de frais > Notes de frais.** Cliquez sur **la note de frais concernée,** et vous verrez que **|Remboursé|** sera **cochée** automatiquement.&#x20;

<figure><img src="/files/b786cqDVBaBHzl4GuIJY" alt=""><figcaption></figcaption></figure>


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# Agent Instructions
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