Gestion des matériels, accessoires et prestations, vue d’ensemble

Cette partie est la base de la gestion des locations. Elle permet de structurer les différents éléments qui composent une offre de location, à savoir les matériels principaux, les accessoires associés et les prestations complémentaires.

Une définition précise de ces éléments est essentielle pour garantir la cohérence des opérations en aval. Elle permet notamment de faciliter la création des devis, d’automatiser l’ajout d’éléments associés lors des locations et d’assurer une facturation conforme aux services réellement fournis.

Voici le cas d’une entreprise structurant de manière rigoureuse son catalogue

L’entreprise MASOCIETE propose à ses clients professionnels la location de réfrigérateurs destinés à des usages variés, notamment dans le secteur de la restauration.

Afin d’optimiser son activité, elle souhaite structurer son catalogue en distinguant clairement les équipements principaux, les accessoires qui peuvent leur être associés ainsi que les services complémentaires proposés aux clients. Cette organisation lui permettra de simplifier la gestion des locations tout en automatisant une grande partie des opérations.

Création des matériels

Mettre à disposition des équipements à la location nécessite de définir précisément les matériels proposés afin de garantir leur identification et leur suivi dans le temps. Chaque matériel doit pouvoir être distingué des autres, notamment lorsqu’il existe plusieurs exemplaires d’un même type.

Dans le cas de MASOCIETE, plusieurs types de réfrigérateurs sont proposés à la location. Chaque équipement doit être enregistré de manière à permettre son affectation à un client, son suivi lors des différentes étapes du contrat et son retour en fin de location.

Implémentation

Pour créer un article de type Location, allez dans Fichiers > Article > Articles, [[Créer]].

Puis, dans Location > Liste du matériel, [[Créer]], et sélectionnez le matériel.

Gestion des accessoires

Les accessoires permettent d’enrichir l’offre de location en proposant des éléments complémentaires directement liés au matériel principal.

MASOCIETE propose par exemple des LED qui peuvent être associées aux réfrigérateurs. Ces accessoires doivent être définis de manière à être automatiquement proposés lors de la sélection du matériel.

Implémentation

Créez l’accessoire depuis Fichiers > Article > Articles, [[Créer]]

Toujours comme type d’article location

Puis allez dans Location > Liste du matériel, [[Créer]] Choisissez "type Accessoire"

Renseignez la quantité dans [Location].

Gestion des prestations / consommables

Les prestations et consommables correspondent à des services associés à la location, qui ne nécessitent pas de gestion de stock mais qui doivent être intégrés dans la facturation.

Ils permettent de proposer une offre plus complète et d’instaurer des revenus récurrents. Dans le cas de MASOCIETE, une maintenance peut être facturée afin d’assurer le bon fonctionnement des équipements loués.

Implémentation

Créez un article de type prestation pour la location depuis Fichiers > Article > Articles, [[Créer]]

Définir la "fréquence de facturation".

Vues d'ensemble

Dans l’article du matériel à louer c’est-à-dire le réfrigérateur, il faut mentionner les accessoires ainsi que les prestations liées à l’article.