Cycle de location : du devis au contrat

Cette partie couvre la phase commerciale du processus de location. Il permet de transformer un besoin exprimé par un client en un engagement formalisé à travers un contrat.

Cette étape est essentielle car elle conditionne la bonne exécution des opérations suivantes. Elle permet de vérifier la faisabilité de la demande, de définir précisément les conditions de location et de formaliser l’accord entre les parties.

Une gestion rigoureuse de cette phase limite les risques d’erreur et garantit une meilleure satisfaction client.

Voici le cas de RESTO PLUS souhaitant louer plusieurs réfrigérateurs de MASOCIETE

Le client RESTO PLUS, acteur du secteur de la restauration, souhaite louer 3 réfrigérateurs pour répondre à un besoin temporaire lié à son activité pour la date de 16/04/2026 jusqu’à 16/05/2026.

MASOCIETE doit analyser cette demande, vérifier la disponibilité des équipements souhaités, puis établir une proposition adaptée avant de formaliser le contrat.

Vérification des disponibilités

Avant de confirmer une location, il est indispensable de s’assurer que les matériels demandés sont disponibles sur la période souhaitée. Cette vérification permet d’éviter toute situation de sur-réservation et garantit la capacité à honorer l’engagement.

Dans le cas présent, RESTO PLUS souhaite disposer de 3 équipements sur une période de 24/03/2026 jusqu’à 01/05/2026. MASOCIETE doit donc s’assurer que ces matériels ne sont pas déjà affectés à d’autres contrats.

Implémentation

Vous pouvez aller dans Location > Générer la disponibilité du matériel.

Sélectionner le matériel et la période.

Consultez ensuite le planning depuis : Location > Planning de disponibilité.

Création du devis de location : Ajout matériels et validation du devis

Une fois la disponibilité confirmée, la création du devis permet de formaliser la proposition commerciale. Ce document détaille les éléments loués, les services associés ainsi que les conditions tarifaires.

Il constitue une étape clé dans la relation client, puisqu’il permet de clarifier l’offre et de poser les bases du futur contrat.

Pour le cas de RESTO PLUS, il souhaite acquérir les matériels suivants :

- 1 réfrigérateur américain

- 1 réfrigérateur combiné

- 1 réfrigérateur encastrable

Ajout matériels :

L’ajout des matériels dans le devis permet de définir précisément les équipements qui seront loués au client. Cette étape est essentielle pour construire une proposition cohérente, incluant automatiquement les accessoires et les prestations associés au matériel sélectionné.

Implémentation

Aller dans Location > Créer devis location.

Cliquer sur [[Ajouter matériel]].

Après avoir renseigner le matériel il faut ensuite cliquer sur [[valider les accessoires sélectionnés]], puis refaire le processus 3 fois car un matériel a chacun son propre identification.

Validations du devis

La validation du devis constitue une étape essentielle du processus, puisqu’elle conditionne la possibilité de créer un contrat de location. Tant que le devis n’est pas validé, aucune transformation en contrat ne peut être réalisée.

Dans le cas de RESTO PLUS, après vérification des éléments proposés, le client confirme que le devis correspond à son besoin et souhaite poursuivre le processus en passant à l’étape de contractualisation.

Implémentation

Pour valider, il faut cliquer sur le bouton [[Valider]].

Transformation en contrat

La validation du devis par le client marque l’accord sur les conditions proposées. Cette validation permet de transformer le devis en contrat de location, officialisant ainsi l’engagement entre les deux parties.

Cette transformation garantit la continuité des informations entre la phase commerciale et la phase opérationnelle.

Pour RESTO PLUS, il veut passer à l’étape suivant après avoir validé le devis.

Implémentation

Depuis le devis, cliquez sur [[Créer contrat de location]].