Validation automatique
Rapprochement automatique de la facture avec les bons de réception (BR) et les commandes fournisseurs.
Règle de validation automatique de facture
Les règles de validation automatique de facture permettent à SIMAX de contrôler une facture fournisseur. Elles vérifient notamment le fournisseur et le montant. Si les critères sont respectés, la facture est validée sans intervention manuelle.
Cas de MASOCIETE
SIMAX est connecté à une Plateforme Agréée (PA). Il y dépose automatiquement les factures clients. Il récupère également les factures fournisseurs, disponibles à la validation dans le tableau de bord Achats.
Avant la comptabilisation, chaque facture fournisseur doit être validée. Deux modes sont disponibles : Sur commande et Sur bon de réception (BR).
Implémentation
Allez dans Achat > Fournisseur > Règles de validation de facture, puis cliquez sur [[Créer]].
Créez d’abord la règle Sur commande.
Validation automatique sur commande : SIMAX compare la facture fournisseur à la commande correspondante. Il valide la facture lorsque les critères sont respectés. Si aucune commande ne correspond, vous pouvez effectuer un rapprochement manuel ligne par ligne.
Cliquez sur [[Enregistrer]].
Créez ensuite la règle Sur bon de réception. Utilisez le même chemin.
Validation automatique sur bon de réception (BR) : SIMAX compare la facture au bon de réception correspondant. Il valide la facture lorsque les marchandises et les critères sont conformes. Si aucun BR ne correspond, vous pouvez effectuer un rapprochement manuel ligne par ligne.
Montant de tolérance
Le montant de tolérance définit un écart maximal en valeur. Par exemple, une commande de 10 000 € et une facture de 10 010 € sont rapprochées si une tolérance de 10 € est définie.
Pourcentage (%) de tolérance
Le pourcentage de tolérance définit un écart maximal par rapport au montant total. Par exemple, avec un taux de 0,10 %, la facture est validée si l’écart ne dépasse pas 0,10 % du montant de la commande ou du bon de réception.
Associer un fournisseur à une règle de validation
Indiquez une règle de validation pour chaque fournisseur.
Suite du cas de MASOCIETE
MASOCIETE travaille régulièrement avec deux fournisseurs : RENAULT et COTONOUX. Ils fournissent les équipements et fournitures nécessaires à son activité.
Le responsable de la facturation associe à chaque fournisseur une règle de validation automatique. Les factures de RENAULT sont ainsi validées sur commande. Celles de COTONOUX sont validées sur bon de réception (BR).
Implémentation
Allez dans Achat > Fournisseur > Fournisseurs. Sélectionnez un fournisseur, puis ouvrez sa fiche avec un double-clic.
Dans la section [ Appro – achats ], sélectionnez une valeur dans le champ Règle de validation de facture. Cliquez ensuite sur [[Enregistrer]].
Associez la règle au second fournisseur en suivant la même procédure.
Tableau comparatif des validations sur commande et sur bon de réception (BR)
Principe
La facture est comparée à une commande fournisseur existante et non facturée.
La facture est comparée à un bon de réception existant et non facturé.
Document recherché par SIMAX
La commande pouvant correspondre à la facture.
Le bon de réception pouvant correspondre à la facture.
Contrôle du montant
Le montant doit correspondre à celui de la commande, avec une tolérance éventuelle.
Le montant doit correspondre à celui des marchandises réceptionnées, avec une tolérance éventuelle.
Association automatique
Si une commande adéquate est trouvée, la facture est automatiquement associée à celle-ci.
Si un BR adéquat est trouvé, la facture est automatiquement associée à celui-ci.
Validation automatique
La facture est validée automatiquement si une commande lui est associée et que le montant correspond.
La facture est validée automatiquement si un BR lui est associé et que le montant correspond.
Validation manuelle
Si aucune commande ne correspond, un rapprochement ligne par ligne est faite.
Si aucun BR ne correspond, un rapprochement ligne par ligne est faite.
Validation automatique sur commande
Cas de MASOCIETE
MASOCIETE commande 1 000 chaises auprès de son fournisseur RENAULT, pour un montant prévisionnel de 10 000 € HT.
Après l’enregistrement et l’envoi de la commande, le fournisseur prépare et livre les chaises. Il dépose également sa facture sur sa PA. SIMAX récupère la facture et recherche la commande correspondante.
Le montant de la facture est de 10 000 € HT. Une règle de validation automatique sur commande est associée à RENAULT, avec une tolérance de 1 €. L’écart respecte cette tolérance. SIMAX associe donc automatiquement la facture à la commande et la valide sans intervention manuelle.
Implémentation
Pour créer une commande, allez dans Achat > Commandes > Commandes Fournisseur, puis cliquez sur [[Créer]].
Renseignez le fournisseur. Ajoutez une ligne de commande avec l’article, la quantité et le prix d’achat HT. Cliquez ensuite sur [[Enregistrez]].
Vous pouvez ensuite réceptionner les chaises.
Une fois la réception terminée, importez la facture fournisseur :
Importez manuellement le fichier via Achat > Factures fournisseur > Importer une facture d'achat.
Après l’import, SIMAX crée la facture d’achat. Il l’associe automatiquement à la commande, puis la valide.
Retrouvez la facture dans Achat > Factures fournisseur > Factures d'achat.
La commande apparaît dans les pièces liées. La ligne de facture est associée à la ligne de commande, à droite.
La facture est validée immédiatement. Elle passe à l’état Mise en paiement.
Validation automatique sur bon de réception (BR)
Cas de MASOCIETE sur bon de réception
MASOCIETE commande 1 000 mètres de tissu auprès de COTONOUX, au prix de 12 € HT le mètre. Le montant prévisionnel est de 12 000 € HT.
Le fournisseur livre d’abord 500 mètres. Le responsable enregistre la réception dans SIMAX. Cette action génère un bon de réception de 6 000 € HT.
Le fournisseur dépose ensuite une facture de 6 000 € HT sur sa PA. SIMAX récupère la facture, recherche le bon de réception, puis contrôle les tolérances définies.
La facture correspond exactement aux marchandises réceptionnées. SIMAX l’associe automatiquement au bon de réception et la valide sans intervention manuelle.
Implémentation
Pour créer une commande, allez dans Achat > Commandes > Commandes Fournisseur, puis cliquez sur [[Créer]].
Renseignez le fournisseur. Ajoutez une ligne de commande avec l’article, la quantité et le prix d’achat HT. Cliquez ensuite sur [[Enregistrez]].
Après l’envoi, la commande passe automatiquement à l’état 30 Commande créée.
Pour la suite, [[Réceptionnez]] la commande.
Sélectionnez la personne qui réceptionne, puis cliquez sur [[OK]].
Le bon de réception s’ouvre. Procédez à une réception partielle.
Dans la section Articles réceptionnés, renseignez la quantité reçue (500), puis cliquez sur [[ Valider la réception ]].
Importez ensuite la facture fournisseur.
Achat > Factures fournisseur > Importer une facture d'achat
Après l’import, retrouvez la facture dans Achat > Factures fournisseur > Factures d'achat.
La facture est automatiquement associée au BR, puis validée.
Validation multi-ligne et multi-BR
Considérons le cas suivant. Plusieurs commandes ont été passées à COTONOUX :
1ère commande :
100 chaises à 30 € l’unité.
10 commodes à 60 € l’unité.
2ème commande :
3 tables basses à 300 € l’unité.
Après réception des commandes, COTONOUX livre :
50 chaises
10 commodes
3 tables basses
Il reste donc 50 chaises en reliquat sur la première commande.
Réceptionnez les quantités livrées pour chaque commande.
Pour la première commande :
Pour la deuxième commande :
COTONOUX facture ensuite les livraisons sur une seule facture :
50 chaises
10 commodes
3 tables basses
Importez la facture via Achat > Factures fournisseurs > Importer une facture d'achat.
Après l’import, retrouvez la facture dans Achat > Factures fournisseur > Factures d'achat.
La facture est automatiquement associée aux différents BR, puis validée.
Remarques
SIMAX présélectionne les lignes de BR ou de commande lorsque l’article et la quantité correspondent. Si le prix diffère, la ligne de facture apparaît en orange. Si le prix correspond exactement, elle apparaît en vert et en gras.
Pour afficher l’aperçu d’une facture d’achat, activez le module GED : Paramétrage > Choix des modules et des options, | GED |.
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