> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://doc.simax.fr/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://doc.simax.fr/fonctionnelle/dematerialisation-e-facturation/flux-en-reception/validation-automatique.md). # Validation automatique Rapprochement automatique de la facture avec les bons de réception (BR) et les commandes fournisseurs. {% hint style="info" %} * Tous les scénarios utilisent des factures au format **Factur-X**. Les aperçus présentés sont des images. * Tous les scénarios s’appliquent aux factures importées manuellement, comme décrit ci-dessous, et aussi automatiquement depuis la **PA (Plateforme Agréée)**. * Pour afficher les aperçus dans les fiches de factures d’achat, activez le module GED : **Paramétrage > Choix des modules et des options, | GED |**. {% endhint %} ## Règle de validation automatique de facture Les **règles de validation automatique de facture** permettent à **SIMAX** de contrôler une facture fournisseur. Elles vérifient notamment le fournisseur et le montant. Si les critères sont respectés, la facture est validée sans intervention manuelle. **Cas de MASOCIETE** **SIMAX** est connecté à une **Plateforme Agréée (PA)**. Il y dépose automatiquement les factures clients. Il récupère également les factures fournisseurs, disponibles à la validation dans le tableau de bord **Achats**. Avant la comptabilisation, chaque facture fournisseur doit être validée. Deux modes sont disponibles : **Sur commande** et **Sur bon de réception (BR)**. #### Implémentation Allez dans **Achat > Fournisseur > Règles de validation de facture**, puis cliquez sur **\[\[Créer]]**. Créez d’abord la règle **Sur commande**. * **Validation automatique sur commande :** **SIMAX** compare la facture fournisseur à la commande correspondante. Il valide la facture lorsque les critères sont respectés. Si aucune commande ne correspond, vous pouvez effectuer un rapprochement manuel ligne par ligne.

Cliquez sur **\[\[Enregistrer]]**. Créez ensuite la règle **Sur bon de réception**. Utilisez le même chemin. * **Validation automatique sur bon de réception (BR) :** **SIMAX** compare la facture au bon de réception correspondant. Il valide la facture lorsque les marchandises et les critères sont conformes. Si aucun **BR** ne correspond, vous pouvez effectuer un rapprochement manuel ligne par ligne.

Montant de tolérance

Le montant de tolérance définit un écart maximal en valeur. Par exemple, une commande de **10 000 €** et une facture de **10 010 €** sont rapprochées si une tolérance de **10 €** est définie.

Pourcentage (%) de tolérance

Le pourcentage de tolérance définit un écart maximal par rapport au montant total. Par exemple, avec un taux de **0,10 %**, la facture est validée si l’écart ne dépasse pas **0,10 %** du montant de la commande ou du bon de réception.

### Associer un fournisseur à une règle de validation Indiquez une **règle de validation** pour chaque fournisseur. **Suite du cas de MASOCIETE** **MASOCIETE** travaille régulièrement avec deux fournisseurs : **RENAULT** et **COTONOUX**. Ils fournissent les équipements et fournitures nécessaires à son activité. Le responsable de la facturation associe à chaque fournisseur une **règle de validation automatique**. Les factures de **RENAULT** sont ainsi validées **sur commande**. Celles de **COTONOUX** sont validées **sur bon de réception (BR)**. #### Implémentation Allez dans **Achat > Fournisseur > Fournisseurs**. Sélectionnez un fournisseur, puis ouvrez sa fiche avec un double-clic.

Dans la section **\[ Appro – achats ]**, sélectionnez une valeur dans le champ **Règle de validation de facture**. Cliquez ensuite sur **\[\[Enregistrer]]**. Associez la règle au second fournisseur en suivant la même procédure.

{% hint style="info" %} Chaque fournisseur ne peut être associé qu'à une seule **règle de validation de facture**. Sélectionnez donc le mode le plus adapté : **sur commande** ou **sur bon de réception**. {% endhint %} ### Tableau comparatif des validations sur commande et sur bon de réception (BR) | Critères | Sur commande | Sur BR | | -------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Principe** | La facture est comparée à une commande fournisseur existante et non facturée. | La facture est comparée à un bon de réception existant et non facturé. | | **Document recherché par SIMAX** | La commande pouvant correspondre à la facture. | Le bon de réception pouvant correspondre à la facture. | | **Contrôle du montant** | Le montant doit correspondre à celui de la commande, avec une tolérance éventuelle. | Le montant doit correspondre à celui des marchandises réceptionnées, avec une tolérance éventuelle. | | **Association automatique** | Si une commande adéquate est trouvée, la facture est automatiquement associée à celle-ci. | Si un BR adéquat est trouvé, la facture est automatiquement associée à celui-ci. | | **Validation automatique** | La facture est validée automatiquement si une commande lui est associée et que le montant correspond. | La facture est validée automatiquement si un BR lui est associé et que le montant correspond. | | **Validation manuelle** | Si aucune commande ne correspond, un rapprochement ligne par ligne est faite. | Si aucun BR ne correspond, un rapprochement ligne par ligne est faite. | ## Validation automatique sur commande ***Cas de MASOCIETE*** **MASOCIETE** commande **1 000 chaises** auprès de son fournisseur **RENAULT**, pour un montant prévisionnel de **10 000 € HT**. Après l’enregistrement et l’envoi de la commande, le fournisseur prépare et livre les chaises. Il dépose également sa facture sur sa **PA**. **SIMAX** récupère la facture et recherche la commande correspondante. Le montant de la facture est de **10 000 € HT**. Une règle de validation automatique **sur commande** est associée à **RENAULT**, avec une tolérance de **1 €**. L’écart respecte cette tolérance. **SIMAX** associe donc automatiquement la facture à la commande et la valide sans intervention manuelle. #### Implémentation Pour créer une commande, allez dans **Achat > Commandes > Commandes Fournisseur**, puis cliquez sur **\[\[Créer]]**.

Renseignez le **fournisseur**. Ajoutez une **ligne de commande** avec l’**article**, la **quantité** et le **prix d’achat HT**. Cliquez ensuite sur **\[\[Enregistrez]]**. Vous pouvez ensuite réceptionner les chaises.

Une fois la réception terminée, importez la **facture fournisseur** :

{% hint style="info" %} Cet aperçu est une image. La facture réelle est un PDF au format **Factur-X**. {% endhint %} Importez manuellement le fichier via **Achat > Factures fournisseur > Importer une facture d'achat**.

{% hint style="success" %} Le comportement est identique pour une facture importée manuellement ou reçue depuis une **PA**. {% endhint %} Après l’import, **SIMAX** crée la facture d’achat. Il l’associe automatiquement à la commande, puis la valide. Retrouvez la facture dans **Achat > Factures fournisseur > Factures d'achat**.

La commande apparaît dans les **pièces liées**. La ligne de facture est associée à la ligne de commande, à droite. La facture est validée immédiatement. Elle passe à l’état **Mise en paiement**. {% hint style="info" %} La commande passe aussi automatiquement à l’état **Facturée**. {% endhint %} ## Validation automatique sur bon de réception (BR) ***Cas de MASOCIETE sur bon de réception*** **MASOCIETE** commande **1 000 mètres de tissu** auprès de **COTONOUX**, au prix de **12 € HT** le mètre. Le montant prévisionnel est de **12 000 € HT**. Le fournisseur livre d’abord **500 mètres**. Le responsable enregistre la réception dans **SIMAX**. Cette action génère un **bon de réception** de **6 000 € HT**. Le fournisseur dépose ensuite une facture de **6 000 € HT** sur sa **PA**. **SIMAX** récupère la facture, recherche le bon de réception, puis contrôle les tolérances définies. La facture correspond exactement aux marchandises réceptionnées. **SIMAX** l’associe automatiquement au bon de réception et la valide sans intervention manuelle. #### Implémentation Pour créer une commande, allez dans **Achat > Commandes > Commandes Fournisseur**, puis cliquez sur **\[\[Créer]]**.

Sélectionnez la personne qui réceptionne, puis cliquez sur **\[\[OK]]**.

Le **bon de réception** s’ouvre. Procédez à une réception partielle.

Dans la section **Articles réceptionnés**, renseignez la **quantité reçue (500)**, puis cliquez sur **\[\[ Valider la réception ]]**. Importez ensuite la facture fournisseur.

{% hint style="info" %} Cet aperçu est une image. La facture réelle est un PDF au format **Factur-X**. {% endhint %} **Achat > Factures fournisseur > Importer une facture d'achat**

{% hint style="success" %} Les comportements de la facture ne diffèrent pas et est le même si on importe manuellement la facture ou qu'elle provienne d'un **PA**. {% endhint %} Après l’import, retrouvez la facture dans **Achat > Factures fournisseur > Factures d'achat**.

La facture est automatiquement associée au **BR**, puis validée. {% hint style="success" %} * Le **BR** est marqué comme **facturé**. * Les **quantités facturées** de la commande sont mises à jour. * Les lignes de **BR** associées à des commandes en reliquat apparaissent en jaune. {% endhint %} ## Validation multi-ligne et multi-BR Considérons le cas suivant. Plusieurs commandes ont été passées à **COTONOUX** : * **1ère commande :** * 100 chaises à **30 €** l’unité. * 10 commodes à **60 €** l’unité. * **2ème commande :** * 3 tables basses à **300 €** l’unité.

Après réception des commandes, **COTONOUX** livre : * 50 chaises * 10 commodes * 3 tables basses Il reste donc **50 chaises** en reliquat sur la première commande. Réceptionnez les quantités livrées pour chaque commande. Pour la première commande :

Pour la deuxième commande :

**COTONOUX** facture ensuite les livraisons sur une seule facture : * 50 chaises * 10 commodes * 3 tables basses

{% hint style="info" %} Cet aperçu est une image. La facture réelle est un PDF au format **Factur-X**. {% endhint %} Importez la facture via **Achat > Factures fournisseurs > Importer une facture d'achat**.

La facture est automatiquement associée aux différents **BR**, puis validée. {% hint style="success" %} * Les rapprochements sont effectués automatiquement, ligne par ligne. * Les lignes de BR en jaune correspondent aux reliquats. {% endhint %} ## Remarques * **SIMAX** présélectionne les lignes de **BR** ou de commande lorsque l’**article** et la **quantité** correspondent. Si le prix diffère, la ligne de facture apparaît en orange. Si le prix correspond exactement, elle apparaît en vert et en gras. * Pour afficher l’aperçu d’une facture d’achat, activez le module GED : **Paramétrage > Choix des modules et des options, | GED |**. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://doc.simax.fr/fonctionnelle/dematerialisation-e-facturation/flux-en-reception/validation-automatique.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.