Flux normale

Réception - Validation - Paiement - Confirmation de paiement

• Les extraits de normes figurant dans cet ouvrage sont reproduits avec l’accord d’AFNOR. Seul le texte original et complet de la norme telle que diffusée par AFNOR – accessible via le site internet www.afnor.org – a valeur normative

• Dans ce chapitre, nous n’allons pas décrire les processus en amont de la facture d’achat : commande fournisseur, réception en stock, etc. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux chapitres correspondants (Achat).

Vous recevez une facture de votre fournisseur NOUT SAS.

Le cycle normal est le suivant :

• Vous recevez la facture

• Vous validez la facture

• Vous payez

• Le vendeur vous confirme que le paiement est reçu

Source : Cas d'usage B2B applicables dans le cadre la Réforme Facture Electronique en France, XP Z12-014, Novembre 2025.

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Réception de la facture

Vous pouvez retrouver vos factures d’achat à valider dans Achat > Tableau de bord achat, [ Factures à valider ] ...

• La récupération automatique des factures et de leurs états s’exécute en arrière-plan à intervalles réguliers, par défaut toutes les 10 minutes, avec un intervalle paramétrable.

• Vous pouvez néanmoins effectuer une demande de récupération à tout moment via Achat > Factures fournisseur > Synchronisation PA.

• Vous pouvez également retrouver les factures d’achat dans Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat.

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Validation

Pour valider la facture, vous cliquez sur [[ Valider ]] ...

Si vous n’êtes pas certain de vouloir valider la facture, vous pouvez la visualiser directement en double-cliquant dessus.

Vous pouvez ensuite comparer les quantités et les différents montants entre la facture réelle et ce que Simax a généré. Ensuite, vous pouvez cliquer sur [[ Valider ]].

• L’aperçu de la facture à droite correspond bien à la facture envoyée par votre fournisseur à son PA. Elle est récupérée automatiquement par Simax, tout comme son état.

• Les factures d’achat peuvent être validées automatiquement selon plusieurs critères, décrits dans le document suivant…

• La comptabilisation de la facture d’achat peut se faire de trois manières différentes : à la création, à la validation, ou via l’outil de transfert. Pour plus de détails, consultez le document correspondant (Comptabilisation de la facture), par défaut la comptabilisation se fait à la validation.

Après validation de la facture d’achat, vous pouvez retrouver la facture dans Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat, en état mise en paiement.

• Lorsque vous validez une facture, celle-ci passe à l’état mise en paiement, et cet état est également transmis à votre fournisseur pour lui indiquer que vous approuvez la facture.

• Les factures validées sont affichées en rose.

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Paiement

Ensuite, vous réglez la facture ...

Pour cela, vous pouvez aller dans Tréso > Gestion des décaissements > Saisie rapide de décaissement.

Sélectionnez le mode de paiement, puis le compte en banque. Saisissez une ligne de règlement en indiquant le fournisseur et le montant exact (Simax retrouvera automatiquement la facture associée), puis cliquez sur [[ Enregistrer ]].

Vous pouvez également régler une facture fournisseur par d’autres méthodes, par exemple en émissant un virement SEPA. Pour plus de détails sur les différentes méthodes de règlement, consultez le document correspondant (Saisie des paiements).

Après règlement, votre facture passe à l’état paiement transmis et est cochée payée. Vous pouvez la retrouver dans Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat.

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Paiement reçu

Lorsque votre fournisseur reçoit votre paiement effectif, il confirme le paiement ...

L’état de votre facture se mettra automatiquement à jour en paiement reçu.

C’est ainsi que vous terminez le cycle de vie normal d’une facture.