Flux litige suivi d'une facture rectificative

Réception - Litige - Réception d'une facture rectificative - Validation - Paiement - Confirmation du paiement

• Les extraits de normes figurant dans cet ouvrage sont reproduits avec l’accord d’AFNOR. Seul le texte original et complet de la norme telle que diffusée par AFNOR – accessible via le site internet www.afnor.org – a valeur normative

• Dans ce chapitre, nous n’allons pas décrire les processus en amont de la facture d’achat : commande fournisseur, réception en stock, etc. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux chapitres correspondants (Achat).

Vous recevez une facture de votre fournisseur NOUT SAS.

Le cycle décrit est le suivant :

• Vous recevez la facture

• Vous appliquez un statut de litige

• Le fournisseur vous envoie une facture rectificative

• Vous validez la facture rectificative et annulez la facture d'origine

• Ensuite, vous réglez la facture rectificative

• Confirmation du paiement.

Source : Cas d'usage B2B applicables dans le cadre la Réforme Facture Electronique en France, XP Z12-014, Novembre 2025.

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Réception de la facture

Pour retrouver vos factures d'achat, accédez à Achat > Factures fournisseur > Factures d'achat ...

Dans cet exemple, notre fournisseur nous facture une Transat à 1100€ au lieu de 110€.

• La récupération automatique des factures et de leur état s'exécute en arrière-plan, à un intervalle de temps régulier, par défaut toutes les 10 minutes. Ce paramètre est modifiable.

• Néanmoins, vous pouvez initier une demande de récupération à tout moment via le menu Achat > Factures fournisseur > Synchronisation PA.

• Les factures d'achat sont également accessibles dans Achat > Tableau de bord Achat.

Pour consulter la facture, veuillez double-cliquer dessus.

Vous pouvez ainsi comparer les différentes informations, telles que la quantité et les montants, entre la facture envoyée et celle reçue.

• L'aperçu de la facture à droite correspond bien à la facture envoyée par votre fournisseur à son PA. Elle est récupérée automatiquement par Simax, tout comme l'état de la facture.

• La comptabilisation de la facture d'achat peut s'effectuer de trois manières distinctes: à la création, à la validation, ou par l'outil de transfert. Pour plus de détails (Comptabilisation de la facture), par défaut la comptabilisation se fait à la validation.

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Mise en litige de la facture

Un motif est obligatoire pour effectuer une mise en litige:

• Double facture : Prestation ou livraison déjà facturé sur une autre facture

• N° de commande erroné: n° de commande incorrect, inexistant ou déjà facturé, valable seulement si vous avez transmis le n° de commande à votre fournisseur avant facturation

• TVA incorrect : un taux de TVA utilisé n'est pas celui qui aurait dû

• Autre : autre raison

D'autre raisons de refus vont être rajouté par Simax au fur et à mesure de la mise en vigueur de la reforme.

Comme vous attendez la facturation d'un transat à 110€ et non à 1100€, vous mettez en litige la facture.

Cliquer sur [[ Litige ]]

Votre facture passe à l'état Litige

L'état est aussi envoyé à votre fournisseur pour lui indiquer que vous avez mis en litige la facture.

Lorseque vous mettez en litige une facture, il faut vous rapprocher de votre fournisseur (ou c'est lui qui se rapproche de vous) pour pouvoir actez suivant les différents cas.

dans tous les cas la mise en place de la dématérialisation de la facture ne remplace pas la gestion et la relation commerciale entre vous et votre fournisseur.

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Réception d'une facture rectificative

Après la constatation de l'erreur, votre fournisseur vous envoie une facture rectificative ...

En double-cliquant sur la facture, il est possible d'accéder au détail.

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Validation

Après réception de la facture, vous devez approuver la nouvelle facture et rejeter l'ancienne ...

Accédez à Achat > Factures fournisseurs > Factures d'achat, localisez la facture, puis cliquez sur [[ Valider ]].

Sélectionnez la facture précédente, puis cliquez sur [[ Refuser ]]. Indiquez comme motif Autre.

La facture rectificative est en cours de mise en paiement, tandis que l'ancienne facture a été refusée.

Votre fournisseur reçoit automatiquement les mêmes informations.

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Paiement de la facture

Par la suite, vous réglez la facture ...

Pour cela, vous pouvez vous diriger vers Tréso > Gestion des décaissements > Saisie rapide de décaissement.

Sélectionnez le mode de paiement, puis le compte en banque, et ensuite entrez une ligne de règlement en précisant le fournisseur et le montant exact (Simax identifiera automatiquement la facture associée). [[ Enregistrer ]]

Vous avez la possibilité de régler une facture fournisseur de différentes manières. Par exemple, vous pouvez émettre un virement SEPA. Pour plus de détails sur les diverses méthodes de règlement (Saisie des paiements).

Après règlement, votre facture et l'avoir sont passés à l'état paiement transmis et sont cochés comme payés.

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Paiement reçu

Une fois que votre fournisseur reçoit le paiement effectif, il confirme la réception du paiement ...

L'état de votre facture sera mis à jour automatiquement en paiement reçu.

Vous avez achevé le cycle de vie d'une facture en litige, suivie d'une facture rectificative.