Réception - Litige - Réception d'un avoir - Validation - Paiement - Confirmation du paiement
Les extraits de normes figurant dans cet ouvrage sont reproduits avec l’accord d’AFNOR. Seul le texte original et complet de la norme telle que diffusée par AFNOR – accessible via le site internet www.afnor.org – a valeur normative
Dans ce chapitre, nous n’allons pas décrire les processus en amont de la facture d’achat : commande fournisseur, réception en stock, etc.
Pour plus de détails, veuillez vous référer aux chapitres correspondants (Achat).
Vous recevez une facture de votre fournisseur NOUT SAS.
Le cycle est le suivant :
Vous recevez la facture.
Vous attribuez un statut de litige.
Le fournisseur vous envoie un avoir total ou partiel.
Vous validez la facture et l'avoir.
Vous procédez au paiement du solde : facture - avoir.
Confirmation du paiement.
Source : Cas d'usage B2B applicables dans le cadre la Réforme Facture Electronique en France, XP Z12-014, Novembre 2025.
1
Réception de la facture
Retrouvez vos factures d'achat sous Achat > Factures fournisseur > Factures d'achat ...
Dans cet exemple, notre fournisseur nous facture 1 Transat et 4 Commodes, alors que nous attendons1 Transat et 3 Commodes.
La récupération automatique des factures et de leur état se lance en arrière-plan automatiquement, à un intervalle de temps régulier, par défaut toutes les 10 minutes, et cela est paramétrable.
Vous pouvez néanmoins faire une demande de récupération à tout moment, via le menu Achat > Factures fournisseur > Synchronisation PA.
Les factures d'achat se trouvent aussi dans Achat > Tableau de bord Achat.
Pour visualiser la facture, veuillez double-cliquer dessus.
Comparez les différentes informations telles que la quantité et les montants entre la facture envoyée et celle reçue.
L'aperçu de la facture à droite correspond bien à celle envoyée par votre fournisseur à son PA. Elle est automatiquement récupérée par Simax, ainsi que l'état de la facture. La comptabilisation de la facture d'achat peut être réalisée de trois façons distinctes : à la création, à la validation, ou via l'outil de transfert. Pour plus de détails : Comptabilisation de la facture, par défaut la comptabilisation se fait à la validation.
2
Mise en litige de la facture
Un motif est essentiel pour procéder à une mise en litige ...
Double facturation : La prestation ou la livraison a déjà été facturée sur une autre facture.
N° de commande erroné : Le numéro de commande est incorrect, inexistant ou déjà facturé. Cette situation est valable uniquement si le numéro de commande a été transmis à votre fournisseur avant la facturation.
TVA incorrecte : Le taux de TVA utilisé ne correspond pas à celui qui aurait dû être appliqué.
Autre : Toute autre raison justifiant une correction.
D'autres motifs de litige seront ajoutés progressivement à mesure que la réforme entrera en vigueur.
Vous constatez une différence dans la facturation : nous vous avons facturé 4 commodes au lieu de 3. Cliquer sur [[Litige ]] pour contester la facture.
Votre facture a été placée en état de litige.
L'information est également transmise à votre fournisseur pour lui indiquer que vous avez contesté la facture.
Lorsque vous contestez une facture, il est nécessaire de communiquer avec votre fournisseur (ou inversement) afin de prendre les mesures appropriées selon les différents scénarios.
Dans tous les cas, la mise en place de la dématérialisation de la facture ne remplace pas la gestion et la relation commerciale entre vous et votre fournisseur.
3
Réception d'un avoir
Après observation de l'anomalie, votre fournisseur vous délivre un avoir pour l'une des commodes.
Accédez à l'avoir via Achat > Factures fournisseur > Avoir sur achat.
En double-cliquant sur l'avoir, vous pouvez accéder au détail.
Les avoirs sont récupérés automatiquement, tout comme les factures, avec mise à jour de leur état en arrière-plan. Ce processus se déclenche à des intervalles réguliers, configurables, avec une valeur par défaut de 10 minutes.
4
Validation
Une fois l'avoir reçu, veuillez approuver la facture ainsi que l'avoir.
Achat > Factures fournisseurs > Factures d'achat, identifiez la facture puis appuyez sur [[Valider ]].
Votre facture est désormais à l'état de mise en paiement.
Accédez à Achats, puis Factures fournisseurs et ensuite Avoirs sur achat. Identifiez l'avoir et cliquez sur [[valider ]].
L'avoir a été passé à l'état de mise en paiement.
Votre fournisseur a été informé que vous avez approuvé la facture.
5
Paiement de la facture et de l'avoir
Par la suite, vous réglez le solde de la facture - avoir ...
Pour cela, vous pouvez aller dans Tréso > Gestion des décaissements > Règlement fournisseur. Choisissez le fournisseur, sélectionnez le mode de paiement et le compte en banque, puis cochez la facture et l'avoir pour régler le solde entre les deux [[Enregistrer ]].
Vous avez la possibilité de régler une facture fournisseur de différentes manières, notamment en émettant un virement SEPA. Pour plus d'informations sur les divers méthodes de règlement, veuillez consulter les détails fournis (Saisie des paiements).
Une fois le règlement effectué, votre facture et l'avoir passent à l'état "Paiement transmis" et sont marqués comme payés.
6
Paiement reçu
Lorsque votre fournisseur reçoit votre paiement effectif, il envoie une confirmation de réception du paiement ...
L'état de vos factures sera automatiquement mis à jour en paiement reçu.
Vous avez achevé le cycle de vie standard d'une facture en litige, aboutissant à un avoir.
