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Flux avec suspension

Réception - Suspension - Complétion des informations - Validation - Paiement - Confirmation du paiement

  • Dans ce chapitre, nous n’allons pas décrire les processus en amont de la facture d’achat : commande fournisseur, réception en stock, etc. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux chapitres correspondants (Achat).

Vous recevez une facture de votre fournisseur NOUT SAS.

Le cycle décrit est le suivant :

  • Vous recevez la facture

  • Vous suspendez la facture

  • Le fournisseur complète les informations

  • Vous validez la facture

  • Vous payez

  • Le fournisseur confirme le paiement

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Réception de la facture

Vous pouvez retrouver vos factures d’achat dans Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat ...

  • La récupération automatique des factures et de leurs états s’exécute en arrière-plan à intervalles réguliers, par défaut toutes les 10 minutes, avec un intervalle paramétrable.

  • Vous pouvez néanmoins effectuer une demande de récupération à tout moment via Achat > Factures fournisseur > Synchronisation PA.

  • Vous pouvez également retrouver vos factures d’achat dans Achat > Tableau de bord Achat.

Pour consulter la facture, double-cliquez simplement dessus.

Vous pouvez ainsi comparer les informations diverses telles que la quantité et les montants entre la facture envoyée et celle reçue.

  • Vue d'ensemble de la facture : La facture affichée à droite est celle envoyée par votre fournisseur à son PA. Elle est récupérée automatiquement par Simax, ainsi que l'état de la facture.

  • La comptabilisation d'une facture d'achat peut s'effectuer de trois manières différentes : à la création, à la validation, ou via l'outil de transfert. Pour plus de détails Comptabilisation de la facture, par défaut, la comptabilisation s'effectue lors de la validation.

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Suspendre la facture

La raison principale pour laquelle une facture est suspendue est le manque d'éléments requis. Par exemple, si vous avez demandé à votre fournisseur de confirmer le bon de livraison avant de procéder à la facturation, et qu'il ne l'a pas fait, la facture reste suspendue en l'attente des pièces demandées ...

Cliquez sur [[ suspendre ]].

Après suspension de la facture, votre facture passe à l'état de suspendue.

L'état est également transmis à votre fournisseur pour l'informer que vous avez suspendu la facture.

Voici une liste de motif de suspension de facture et leurs cas d'usage:

  • Justificatif absent ou insuffisant : Ce motif doit être utilisé s'il manque des pièces jointes pour le traitement de la facture.

  • Erreur de coordonnées bancaires : Les références bancaires sur la facture ne correspondent pas à ce qui est paramétré chez le Payeur / Acheteur.

  • N° de commande incorrect ou manquant : N° de commande erroné, inexistant ou déjà facturé.

  • SIRET Erroné ou absent : Le SIRET du destinataire est erroné ou absent si exigé.

  • CODE_ROUTAGE Absent ou Erroné : Le CODE_ROUTAGE du destinataire est erroné ou absent si exigé.

  • Référence contractuelle nécessaire pour le traitement de la facture manquante : Référence exigée contractuellement est absente.

  • Référence incorrecte : A préciser dans les autres données du CDV de quelle référence il s'agit.

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Complément d'information

Lorsque vous suspendez une facture, il est nécessaire de prendre contact avec votre fournisseur (ou inversement) pour résoudre le problème et échanger les informations nécessaires ...

Dans tous les cas, la mise en place de la dématérialisation de la facture ne remplace pas la gestion et la relation commerciale entre vous et votre fournisseur.

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Validation

Une fois que votre fournisseur a complété les informations, vous pouvez valider la facture ...

Votre facture passe à l'état Mise en paiement.

Votre fournisseur recois l'information que vous approuvez la facture

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Paiement

Réglez ensuite la facture ...

Pour ce faire, rendez-vous dans Tréso > Gestion des décaissements > Saisie rapide de décaissement.

Sélectionnez le mode de paiement, puis le compte bancaire, et entrez une ligne de règlement en précisant le fournisseur et le montant exact (Simax localisera automatiquement la facture correspondante). [[ Enregistrer ]]

Il est possible de régler une facture fournisseur par divers moyens, comme par exemple en passant par un virement SEPA. Pour plus de précisions sur les différentes méthodes de règlement, veuillez vous référer aux informations supplémentaires (Saisie des paiements).

Suite au règlement, votre facture passe à l'état paiement transmis et est marquée comme payée. Accédez à Achat > Factures fournisseur > Facture d'achat.

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Paiement reçu

Lorsque votre fournisseur reçoit votre paiement effectif, il confirme la réception du paiement ...

L'état de votre facture sera automatiquement mis à jour en paiement reçu.

Vous avez complété le cycle de vie d'une facture avec suspension.

PrécédentFlux avec rejet
SuivantFlux litige suivi d'un avoir

Mis à jour