Flux avec rejet
Réception - Rejet de la facture
Les extraits de normes figurant dans cet ouvrage sont reproduits avec l’accord d’AFNOR. Seul le texte original et complet de la norme telle que diffusée par AFNOR – accessible via le site internet www.afnor.org – a valeur normative
Dans ce chapitre, nous n’allons pas décrire les processus en amont de la facture d’achat : commande fournisseur, réception en stock, etc. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux chapitres correspondants (Achat).
Vous recevez une facture de votre fournisseur NOUT SAS.
Le cycle décrit est le suivant :
Vous recevez la facture
Après analyse, vous rejetez la facture
Réception de la facture
Vous pouvez retrouver vos factures d’achat dans Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat.
La récupération automatique des factures et de leurs états s’exécute en arrière-plan à intervalles réguliers, par défaut toutes les 10 minutes, avec un intervalle paramétrable.
Vous pouvez néanmoins effectuer une demande de récupération à tout moment via Achat > Factures fournisseur > Synchronisation PA.
Vous pouvez également retrouver vos factures d’achat dans Achat > Tableau de bord Achat.
Vous pouvez visualiser la facture en double-cliquant dessus.
Vous pouvez ainsi comparer les différentes informations, comme les quantités et les montants, entre la facture envoyée et celle reçue.
L’aperçu de la facture à droite correspond bien à la facture envoyée par votre fournisseur à son PA. Elle est récupérée automatiquement par Simax, tout comme son état.
La comptabilisation de la facture d’achat peut se faire de trois manières différentes : à la création, à la validation, ou via l’outil de transfert. Pour plus de détails, consultez le document correspondant (Comptabilisation de la facture), par défaut la comptabilisation se fait à la validation.
Refus la facture
Si vous n’êtes pas sûr de valider la facture, vous pouvez la visualiser directement en double-cliquant dessus...
Vous pouvez ensuite comparer les quantités et les différents montants entre la facture réelle et ce que Simax a généré. Ensuite, vous pouvez cliquer sur [[ Refuser ]].
Vous devez motiver votre refus. Plusieurs motifs sont valables :
Double facture : Prestation ou livraison déjà facturée sur une autre facture
N° de commande incorrect ou manquant : numéro de commande erroné, inexistant ou déjà facturé. Ce motif ne peut être utilisé que si vous avez transmis le numéro de commande à votre fournisseur avant la facturation.
TVA incorrecte : un taux de TVA utilisé n’est pas celui qui aurait dû être appliqué
Autre : toute autre raison justifiée
D’autres raisons de refus seront ajoutées au fur et à mesure de la mise en vigueur de la réforme.
Après le refus de la facture, celle-ci passe à l’état refusée.
L’état est également transmis à votre fournisseur.
Dans les cas où vous refusez des factures, vous pouvez contacter le fournisseur, ou c’est lui qui vous contactera après notification pour agir en conséquence.
Dans tous les cas, la mise en place de la dématérialisation des factures ne remplace pas la gestion et la relation commerciale entre vous et votre fournisseur.
C’est ainsi que vous terminez le cycle de vie d’une facture refusée.
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