Configuration au démarrage

Prérequis et configuration de l’e-facturation

Pour envoyer et recevoir des factures électroniques auprès de vos clients et fournisseurs, il est nécessaire de contractualiser avec un PA.

Un PA (Prestataire de Services de facturation) est une plateforme agréée par l’État français, mandatée pour servir d’intermédiaire entre les entreprises et la PPF (Plateforme Publique de Facturation).

Les PA se sont accordés sur l’utilisation d’une norme commune AFNOR pour les API, afin de permettre à chaque ERP de se connecter à n’importe quel PA respectant cette norme, sans configuration supplémentaire.

Après la contractualisation avec le PA, vous recevrez vos identifiants et credentials pour vous authentifier, permettant ainsi l’envoi sécurisé et la réception des factures électroniques.

Dans Simax, plusieurs configurations préalables sont nécessaires pour connecter votre PA :

• Activation des modules e-facturation (ventes et achats)

• Activation du module de Gestion Électronique des Documents (GED)

• Renseignement des identifiants API fournis par votre PA

Activation des modules d'efacturation

Envoi de facture

Pour pouvoir envoyer des factures électroniques à vos clients via le réseau de facturation électronique français, il est nécessaire d’activer le module d’e-facturation dans le module Vente (Paramétrage > Choix des modules et des options, [[ Vente ]]) et de cocher l’option | Facture électronique |.

Pour être conforme à la norme RFE, il est nécessaire de vérifier et compléter certaines informations clés dans votre système :

• Clients : vérifier au minimum le numéro de SIRET et le numéro de TVA de vos clients (Vente > Client > Clients).

• TVA : contrôler les codes de catégorie de vos fiches de TVA (Fichiers > Vente > TVA).

• Mentions obligatoires : renseigner les motifs d’exemption de TVA pour les natures fiscales exonérées ou exemptées (Fichiers > Vente > Natures fiscales).

• Commerce international : compléter les codes internationaux pour vos unités de vente (Fichiers > Article > Unités).

Ces étapes sont indispensables pour garantir la validité et la conformité de vos factures électroniques.

Réception de facture

Pour pouvoir recevoir automatiquement les factures électroniques de vos fournisseurs, il est nécessaire d’activer le module d’e-facturation dans le module Achat (Paramétrage > Choix des modules et des options, [[Achat ]]) et de cocher l’option | Facture électronique |.

Pour être conforme à la norme RFE lors de la réception des factures fournisseurs, il est nécessaire de :

• Fournisseurs : vérifier au minimum le numéro de SIRET et le numéro de TVA de vos fournisseurs (Achat > Fournisseur > Fournisseurs).

• Commerce international : compléter les codes internationaux pour vos unités de vente (Fichiers > Article > Unités).

• Validation des factures : définir les règles de validation automatique des factures, qui seront détaillées dans les chapitres suivants.

Ces étapes permettent de garantir la conformité fiscale et la bonne réception automatisée des factures électroniques.

Activation du module GED

Pour pouvoir transmettre les factures vers la plateforme agréée et recevoir les factures électroniques, il est nécessaire de les stocker.

Pour cela, il faut activer le module de Gestion Électronique des Documents (GED) dans Simax :

• Chemin : Paramétrage > Choix des modules et des options

• Cocher | Gestion de document |

• Cliquer sur [[ Enregistrer ]]

Cette activation permet de garantir la traçabilité et la disponibilité des factures électroniques dans le système.

Par défaut, le module GED utilise la base de données comme mode de stockage des documents. Cependant, il est possible de choisir d’autres types de stockage, tels que :

• Dossier Windows

• FTP / SFTP / FTPS / FTPES

• Azure

• … et autres solutions compatibles

Pour plus de détails sur la configuration et les bonnes pratiques de stockage, veuillez vous référer à Gestion Electronique des documents (GED)

Renseigner les identifiants PA

Après avoir contractualisé avec votre PA, vous recevrez vos identifiants et credentials.

Ces informations doivent être renseignées dans Simax :

• Chemin : Paramétrage > Interfaçage (Import / Export) > Liste formulaire de dialogue API

• Sélectionner la ligne : Plateforme dématérialisation

• Cliquer sur [[ Modifier ]]

Cette étape permet de connecter votre Simax à la plateforme agréée, garantissant ainsi l’envoi et la réception sécurisés des factures.

Renseignez les informations de connexion fournies par votre PA dans les champs suivants :

• URL de production

• URL de test

• Mode d’authentification

• Identifiant

• Mot de passe

• Grant_type (si nécessaire)

• Scope (si nécessaire)

• URL de génération de token

Une fois ces éléments complétés, cliquer sur [[ Enregistrer ]] afin de valider la configuration de connexion.

Vous avez désormais terminé la configuration des modules ainsi que du connecteur de dématérialisation.