Facture et impact comptable

Création d’une facture fournisseur et passage en comptabilité

Nous souhaitons effectuer un achat de marchandises auprès du fournisseur IciMobilier.

Dans un premier temps, il est nécessaire de créer le fournisseur et de lui associer un compte auxiliaire, si celui-ci n’existe pas encore dans la base.

Ensuite, suivre le processus standard :

• Création de la commande

• Réception des marchandises

• Facturation à partir du bon de réception (BR)

• Validation de la facture d’achat

• Comptabilisation de la facture

• Interrogation du compte fournisseur pour vérifier les soldes

Gestion du fournisseur et son compte auxiliaire

Si le fournisseur n’existe pas encore dans Simax, vous devez le créer : Achat > Fournisseur > Fournisseurs, puis cliquer sur [[ Créer ]].

Renseignez les informations générales telles que le nom, le type de fournisseur et le numéro de SIREN.

Complétez ensuite les adresses, notamment le pays dans [ Adresse ]. Cette information permet à Simax de déterminer automatiquement la nature fiscale à appliquer ainsi que les taux de TVA. Pour plus de détails sur la gestion des natures fiscales et des TVA, veuillez vous référer à la documentation correspondante ( Les natures fiscales).

Renseignez ensuite le compte auxiliaire :

• soit en le créant manuellement,

• soit en laissant le champ vide : dans ce cas, Simax créera automatiquement un compte auxiliaire pour le nouveau fournisseur. Vous pourrez le constater en revenant en modification dans la fiche, où le compte auxiliaire généré sera visible.

Les autres informations peuvent être complétées en fonction des besoins spécifiques.

Création de la commande et réception

Après avoir créé le fournisseur, vous pouvez créer la commande, l’envoyer au fournisseur puis réceptionner les marchandises.

Pour créer la commande fournisseur : Achat > Commandes > Commandes fournisseur, puis cliquez sur [[ Créer ]].

Renseignez la date, le fournisseur et les articles à acheter, puis cliquez sur [[ Enregistrer ]].

Vous pouvez ensuite envoyer la commande au fournisseur en sélectionnant la commande, puis en cliquant sur [[ Envoyer commande fournisseur ]].

La commande imprimée est ensuite envoyée par e-mail à l’adresse e-mail du fournisseur.

Après réception des marchandises par le fournisseur, procédez à la réception dans Simax : Achat > Commandes > Commandes fournisseur, sélectionnez la commande, puis cliquez sur [[ Réceptionner ]].

Choisissez un préparateur, puis cliquez sur [[ Ok ]].

Renseignez ensuite les informations nécessaires, telles que la quantité et les n° de lot/série si applicable, puis cliquez sur [[ Valider la réception ]].

Pour plus de détails sur la gestion des articles par numéro de série / lot, le flux de réception et la gestion des stocks, veuillez vous référer aux documentations correspondantes (Création d'article : article simple, sérialisé, géré par n°lot, entrée en stock., Flux commande - réappro - réception - livraison, Gestion des stocks & Logistique ).

Facture d'achat

Après avoir réceptionné les marchandises, lorsque le fournisseur envoie sa facture, afin d’éviter de la resaisir dans Simax, vous pouvez générer une facture d’achat directement à partir des bons de réception :

Achat > Factures fournisseur > Bons de réception en attente de facture, sélectionnez le BR, puis cliquez sur [[ Facture d’achat ]].

Renseignez la date de la facture et la référence de la facture fournisseur, vérifiez les lignes facturées, puis cliquez sur [[ Enregistrer ]].

• Pour afficher la facture à droite, il est nécessaire d’activer le module GED : Paramétrage > Choix des modules et des options, puis cocher | Gestion électronique des données |.

  Ensuite, dans la facture d’achat, accédez à [ Pièces liées ] et ajoutez la facture d’achat au format PDF ou image (PNG, JPG, JPEG, ...).

• Il est possible :

  • d’importer automatiquement des factures d’achat au format PDF, PDF Factur-X ou image (voir documentation pour plus de détails , Import facture via OCR & IA)

  • d’importer en masse des factures d’achat (voir documentation pour plus de détails (Import en masse de facture d'achat).

Vous pouvez retrouver la facture d’achat dans : Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat.

• Les factures validées sont affichées en rose.

• Seules les pièces validées sont marquées comme « bon à payer » et peuvent être régularisées dans les opérations de règlement fournisseur.

Comptabilisation de la facture

Pour les pièces d’achat (factures d’achat, avoirs sur achat et factures d’acompte sur achat), Simax propose trois modes de comptabilisation :

• À la validation

• À la création

• Depuis l’outil dédié

Ces options peuvent être configurées dans : Paramétrage > Choix des modules et des options, [[ Comptabilité ]], [ Divers ], Comptabilisation des pièces d’achat.

• À la validation : les écritures comptables de la facture d’achat ne sont créées qu’au moment de la validation de la facture.

• À la création : la facture d’achat est passée automatiquement en comptabilité dès sa création.

• Par l’outil de transfert : la facture est transférée en comptabilité manuellement via l’outil de transfert.

• La pièce d’achat n’est plus modifiable dès qu’elle est passée en comptabilité.

• Seules les pièces validées sont marquées comme « bon à payer » et peuvent être régularisées dans les opérations de règlement fournisseur.

A la validation

Accédez à Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat, sélectionnez la facture, puis cliquez sur [[ Valider ]].

Dans Compta > Gestion des écritures > Consultation des écritures, vous pouvez consulter les écritures générées à partir de la facture d’achat.

• Seules les écritures sont marquées comme « bon à payer » et peuvent être régularisées dans les opérations de règlement fournisseur.

• Les écritures sont marquées comme bon à payer uniquement lorsque la pièce associée est validée.

A la création

Dès l’enregistrement de la facture d’achat, celle-ci est passée en comptabilité. Les écritures correspondantes sont également consultables dans : Compta > Gestion des écritures > Consultation des écritures.

Par l'outil de transfert

Pour transférer manuellement une ou plusieurs pièces d’achat en comptabilité, accédez à : Compta > Gestion des écritures > Transfert gestion -> Compta.

Si, dans certains cas, le transfert en comptabilité est bloqué, vous pouvez demander à votre Superviseur de le débloquer via : Compta > Outils > Débloquer transfert en comptabilité.

Interrogation des compte

Pour accéder à l’écran d’interrogation de compte, plusieurs méthodes sont possibles :

• Depuis la fiche du fournisseur : Achat > Fournisseur > Fournisseurs, double-cliquez sur le fournisseur, puis allez dans [ Comptabilité ] et cliquez sur [[ Interrogation du compte ]].

• Depuis le menu Compta : Compta > Interrogations > Interrogation compte.

• Via le raccourci clavier : Alt + I.

Sélectionnez le fournisseur, puis cliquez sur [[ Interroger ]].

Vous pouvez modifier les différents filtres, tels que :

• l’exercice comptable,

• la date de début et la date de fin,

• les types d’écriture,

• si l’écriture est lettrée ou non