# Import facture via OCR & IA

Vous recevez fréquemment des **factures** de vos **fournisseurs** sous format PDF (non **Factur-X**) ou sous forme d'**image**. Vous pouvez les enregistrer dans Simax en tant que **factures d'achat** sans ressaisie, grâce à l'**OCR** via **IA**. Cela permet un gain de **temps** significatif par rapport à la saisie **manuelle** de centaines de factures. Il vous suffit de les **comparer** et de **valider** la facture analysée par l'IA.

{% hint style="success" %}

* Simax utilise **OpenAI** (<https://openai.com/fr-FR/>) comme **IA** pour analyser et transcrire automatiquement les **factures** dans Simax. Assurez-vous de disposer de votre **clé API** pour utiliser cette fonctionnalité de Simax (<https://help.openai.com/fr-fr/articles/4936850-where-do-i-find-my-openai-api-key>).
* Simax **utilise** le **modèle d'inférence GPT-4o** pour l'**analyse des fichiers**. Il est **recommandé** d'**utiliser** la **version payante** de **OpenAI** pour obtenir de **meilleurs résultats** et un **temps de réponse raisonnable**.
* Pour les règles **RGPD** concernant l'**utilisation** de vos données par **OpenAI**, veuillez consulter leur **site** pour les sujets **afférents**.
* Il est également nécessaire d'**activer** le **module GED** afin de pouvoir **stocker** l'original de votre **facture**. Accédez à **Paramétrage** > **Choix des modules et des options** et cochez **| Gestion électronique des données |**. ([Gestion Electronique des documents (GED)](/fonctionnelle/gestion-electronique-des-documents-ged.md))
  {% endhint %}

## Configuration API key

Pour **renseigner** votre **clé API**, accédez à **Paramétrage > Choix des modules et des options**, puis à **\[Installation],** sous **Clé API OpenAI**, et enfin cliquez sur **\[\[Enregistrer]]**.

<figure><img src="/files/q3D8AeI1ZTZBiJDIGX9F" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Import facture PDF

Munissez-vous de **votre facture PDF**, importez-la via **Achat > Factures fournisseur > Importer une facture d'achat**, sélectionnez votre facture puis cliquez sur **\[\[Ok]]**.

<figure><img src="/files/fpDFqR6lAXat3tceBab8" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Après le **traitement** de la facture par l'IA, Simax **crée automatiquement** la facture d'achat en identifiant les **éléments** comme le **fournisseur** et les **lignes**. \
Après **comparaison** de la **facture située à droite** avec les **informations récupérées à gauche**, vous pouvez effectuer des **modifications** directement sur cet écran.\
Vous avez aussi la possibilité de **rapprocher** la facture d'achat avec la commande ou le BR dans l'onglet \[ **Pièces liées** ].

Enfin, il vous reste à **\[\[Confirmer OCR ⇒ Enregistrer la facture]]** pour enregistrer la facture.

<figure><img src="/files/ywggat6NOqriYQGEDWnr" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Les informations que l'IA essaie de récupérer pour les transmettre à **Simax** à partir du fichier de la **facture** sont :

* le **fournisseur** (s'il n'existe pas encore, **Simax** le créera automatiquement), **Simax** se base sur le **n° SIREN** et/ou **n° de TVA** renseigné sur la facture
* la **date**, la **référence** de la facture, la **date d'échéance**
* les **lignes** : les **montants**, les **quantités**, la **désignation** et les taux de **TVA**
* les renseignements bancaires : **RIB** pour le virement.
  {% endhint %}

Une fois **confirmée**, votre **facture** est disponible dans la section **Achat** : **Factures fournisseur** > **Factures d'achat**.

<figure><img src="/files/X6M8mJnQT34DBhac2Pqe" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}
Les **factures validées** sont en **rose**.
{% endhint %}

Vous pouvez maintenant suivre votre cycle habituel de **validation**, de **comptabilisation** et de **règlement** de la **facture**.

{% hint style="info" %}
Pour une meilleure maîtrise de votre cycle, il est recommandé d'utiliser un mode de **comptabilisation** à la **validation** pour les factures d'achat, en particulier si vous importez des factures au format **PDF** ou **image** nécessitant l'**IA**. Pour plus d'informations sur le mode de comptabilisation : [Facture et impact comptable](/fonctionnelle/comptabilite/flux-dachat/facture-et-impact-comptable.md#comptabilisation-de-la-facture).
{% endhint %}


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://doc.simax.fr/fonctionnelle/achat/import-des-factures/import-facture-via-ocr-and-ia.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.