Import facture via OCR & IA

Import automatique des factures d'achat de format PDF et Image via IA.

Vous recevez fréquemment des factures de vos fournisseurs sous format PDF (non Factur-X) ou sous forme d'image. Vous pouvez les enregistrer dans Simax en tant que factures d'achat sans ressaisie, grâce à l'OCR via IA. Cela permet un gain de temps significatif par rapport à la saisie manuelle de centaines de factures. Il vous suffit de les comparer et de valider la facture analysée par l'IA.

• Simax utilise OpenAI (https://openai.com/fr-FR/) comme IA pour analyser et transcrire automatiquement les factures dans Simax. Assurez-vous de disposer de votre clé API pour utiliser cette fonctionnalité de Simax (https://help.openai.com/fr-fr/articles/4936850-where-do-i-find-my-openai-api-key).

• Simax utilise le modèle d'inférence GPT-4o pour l'analyse des fichiers. Il est recommandé d'utiliser la version payante de OpenAI pour obtenir de meilleurs résultats et un temps de réponse raisonnable.

• Pour les règles RGPD concernant l'utilisation de vos données par OpenAI, veuillez consulter leur site pour les sujets afférents.

• Il est également nécessaire d'activer le module GED afin de pouvoir stocker l'original de votre facture. Accédez à Paramétrage > Choix des modules et des options et cochez | Gestion électronique des données |. (Gestion Electronique des documents (GED))

Configuration API key

Pour renseigner votre clé API, accédez à Paramétrage > Choix des modules et des options, puis à [Installation], sous Clé API OpenAI, et enfin cliquez sur [[Enregistrer]].

Import facture PDF

Munissez-vous de votre facture PDF, importez-la via Achat > Factures fournisseur > Importer une facture d'achat, sélectionnez votre facture puis cliquez sur [[Ok]].

Après le traitement de la facture par l'IA, Simax crée automatiquement la facture d'achat en identifiant les éléments comme le fournisseur et les lignes. Après comparaison de la facture située à droite avec les informations récupérées à gauche, vous pouvez effectuer des modifications directement sur cet écran. Vous avez aussi la possibilité de rapprocher la facture d'achat avec la commande ou le BR dans l'onglet [ Pièces liées ].

Enfin, il vous reste à [[Confirmer OCR ⇒ Enregistrer la facture]] pour enregistrer la facture.

Les informations que l'IA essaie de récupérer pour les transmettre à Simax à partir du fichier de la facture sont :

• le fournisseur (s'il n'existe pas encore, Simax le créera automatiquement), Simax se base sur le n° SIREN et/ou n° de TVA renseigné sur la facture

• la date, la référence de la facture, la date d'échéance

• les lignes : les montants, les quantités, la désignation et les taux de TVA

• les renseignements bancaires : RIB pour le virement.

Une fois confirmée, votre facture est disponible dans la section Achat : Factures fournisseur > Factures d'achat.

Les factures validées sont en rose.

Vous pouvez maintenant suivre votre cycle habituel de validation, de comptabilisation et de règlement de la facture.

Pour une meilleure maîtrise de votre cycle, il est recommandé d'utiliser un mode de comptabilisation à la validation pour les factures d'achat, en particulier si vous importez des factures au format PDF ou image nécessitant l'IA. Pour plus d'informations sur le mode de comptabilisation : Comptabilisation de la facture.