Processus d'achat simple

Le processus d'achat simple permet de gérer les principales étapes d'un achat, de la création de la commande fournisseur jusqu'à la réception des articles et à leur traitement comptable.

Voici le cas de l'entreprise CartonPACK spécialisée en création de carton :

Dans le cadre de la gestion des approvisionnements, l’entreprise commence par la création de l’article « Carton », puis enregistre le fournisseur CartonPACK dans le système. Une commande fournisseur est ensuite créée et apparaît automatiquement dans la liste des commandes fournisseur non envoyées. Après vérification ou modification des informations, la commande est enregistrée puis envoyée par e-mail au fournisseur. Une fois envoyée, elle disparaît de la liste des commandes non envoyées. À la réception des cartons, la commande est retrouvée, puis réceptionnée en sélectionnant le responsable de la réception Barbier Bruno et en validant celle-ci. Les articles réceptionnés sont complétés sur le bon de réception. La commande apparaît ensuite dans la liste des Bons de réception en attente de facture, en attente du traitement comptable.

Implémentation

Prérequis : création de l’article « Carton »

Pour créer l’article, il faut aller dans Fichier > Article > Articles et sur [[Créer]].

Création du fournisseur

Pour créer le fournisseur CartonPACK, il faut aller dans Achat > Fournisseur > Fournisseurs et sur [[Créer]].

Et [[Enregistrer]].

Commande fournisseur

Pour créer la commande fournisseur : Achat > Commandes > Commandes fournisseur, puis cliquez sur [[ Créer ]].

et [[Enregistrer]].

Par la suite, il faut envoyer la commande en cliquant sur [[Envoyer commande Fournisseur par mail]].

Lors de l'envoi de la commande par mail, c'est envoyer directement à l'adresse email renseigné dans la fiche du fournisseur.

Elle ne sera plus visible dans la liste des commandes fournisseur non envoyés.

Il est possible d’envoyer plusieurs commandes par e-mail en masse en les sélectionnant, puis en cliquant sur [[Envoyer commande fournisseur]].

Réception de la commande fournisseur

La commande fournisseur est visible dans Achat > Commande > Commandes Fournisseur.

Pour réceptionner la commande fournisseur, nous allons sélectionner la commande fournisseur concernée et cliquez sur [[réceptionner]].

Choisissons qui va réceptionner la commande et [[ok]].

Et terminons par [[Valider la réception]].

Sur le bon de réception, il faut remplir la liste "Articles réceptionnés" si ce n'est pas pré rempli, nous pouvons choisir le mode de remplissage dans Paramétrage > Choix des modules et des options, [[Logistique]], [Usage des codes-barres], [en réception].

La commande fournisseur est actuellement visible dans Achat > Facture fournisseur > Bons de réception en attente de facture.

Les sections Contrôle Produit, Contrôle qualité, Contrôle qualité et Fournisseur ne sont plus traitées ici. Consultez-les directement dans Contrôle qualité