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# Demande d'achat
Une **demande d'achat** est une demande interne permettant à un ou des collaborateur(s) de solliciter l'achat d'un bien ou d'un service avant qu'une commande ne soit passée auprès d'un fournisseur.
**Processus résumé**
* Besoin (Service Vente)
* Création de la demande d’achat (Service Vente)
* Soumission (Service Vente)
* Consultation des fournisseurs (Service Achat)
* Saisie des offres de prix (Service Achat)
* Demande de validation (Service Achat)
* Validation (Direction / Validateur / Chef de service Achat)
* Commande (Service Achat)
#### Prérequis
***Cas de l'entreprise LuxSeat, spécialisée dans la vente de chaises haut de gamme :***
**LuxSeat**, une grande entreprise spécialisée dans la vente de chaises haut de gamme en volume, a récemment mis en place une nouvelle procédure appelée **« Demande d’achat »** pour ses commandes. Le **service Achat** doit désormais **configurer dans le système l’adresse e-mail** de réception des **alertes** liées à ces demandes, ainsi que définir la liste des **validateurs** concernés.
#### Implémentation
Dans **Paramétrages > Choix des modules et des options > \[\[Achat]],** renseignez l’**Email alerte demande d’achat**, et remplissez le tableau qui affiche la liste des **Validateurs** de la partie **Demande d’achat**.
#### **Créer demande d’achat**
Un nouveau client, **EK France**, a passé une commande exceptionnelle de **10 000 chaises** à livrer pour le **30 décembre 2025**. Constatant que le stock disponible est insuffisant pour répondre à cette demande, le chef du service de vente décide de créer une **demande d’achat** afin **d’approvisionner** les chaises manquantes. Pour ce faire, le service de vente renseigne le besoin précis de 10 000 unités. Une fois la demande enregistrée, elle est transmise au **service Achat**, qui reçoit automatiquement une **alerte par e-mail** l’informant de la commande à traiter.
#### Implémentation
Pour créer une demande d’achat, vous pouvez aller dans **Achat > Demandes d’achat > Créer demande d’achat**.
Cliquez ensuite sur \[\[**Enregistrer**]].
Dans la liste des demandes d’achat, le superviseur du service de vente soumet la demande au service Achat en sélectionnant la demande concernée, puis en cliquant sur **\[\[Soumettre]]**.
#### **Consultation des fournisseurs**
À la suite de la demande d’achat transmise, le **service Achat** se met rapidement à consulter différents fournisseurs afin de comparer les prix et de respecter le délai fixé pour la fin d’année. Le responsable du service sélectionne la demande concernée, clique sur le bouton **« Consulter fournisseur »**, et constate que trois partenaires sont déjà référencés : **AGUILA MÉCANIQUE**, **RENAULT** et **NOUT SAS**. En validant l’action, le système génère automatiquement un **mail de demande de prix** envoyé à ces fournisseurs.
#### Implémentation
Pour consulter les fournisseurs, allez dans **Achat > Consultations > Lignes DA à consulter**.
Cliquez sur **\[\[Consulter fournisseur]]**.
Et vous aurez la liste de vos fournisseurs de chaise comme ceci :
En cliquant maintenant sur **\[\[OK]]**, un mail de demande d’offre de prix est envoyé respectivement aux fournisseurs pour qu’ils puissent préparer un devis.
#### **Analyse des offres reçues et choix du fournisseur**
Les fournisseurs sollicités répondent chacun avec leur proposition de prix pour les **10 000 chaises** : **AGUILA MÉCANIQUE** fixe le prix à 3 € l’unité, **RENAULT** à 2,50 €, et **NOUT SAS** à 4 €. Une fois ces offres enregistrées dans le système, le **service de vente** constate que la **Consultation est donc faite**. Dans la demande, le logiciel affiche automatiquement le fournisseur ayant soumis le prix le plus bas, en l’occurrence **RENAULT**. Toutefois, en examinant les détails des propositions, le superviseur du service de vente remarque qu’**AGUILA MÉCANIQUE**, bien que plus cher (3 € l’unité), offre un **délai de livraison de 90 jours**, soit plus avantageux que les délais proposés par les deux autres fournisseurs, respectivement de 100 et 109 jours.
#### Implémentation
Pour pourvoir renseigner les offres envoyées par les fournisseurs, vous pouvez aller **dans Achat > Consultations > Consultation fournisseur**.
Entrez dans les détails de chacun, et renseignez le prix que chacun des fournisseurs vous a transmis.
Exemple :
Cliquez sur **\[\[OK]]**. Et faites-en de même pour chaque fournisseur.
Et ils n’apparaîtront plus dans la **liste Consultation fournisseur**.
En allant dans **Achat > Demandes d’achat > Liste demande d’achat**, vous verrez que la demande a changé automatiquement en **Consultation faite**.
Double cliquez la demande, et entrez dans les détails de la ligne de demande, et vous aurez les offres de prix que vos fournisseurs vous ont envoyées avec leur délai de livraison.
***Remarque*** :
{% hint style="success" %}
SIMAX a tout de suite vu que RENAULT offre le prix le moins cher, alors il l’a choisi.
{% endhint %}
Mais ici, **AGUILA MÉCANIQUE** a été choisi car même s’il est un peu cher (3 euros), il a un délai assez intéressant que les deux autres (90 jours).
#### **Validation de la demande et lancement de la commande**
Une fois le fournisseur sélectionné, le **superviseur du service de vente** informe la direction afin d’obtenir la validation de la commande. Dès réception de la **« Demande de validation »,** l’un des **validateurs** accède au système, sélectionne la demande concernée puis, **Valide**. Le **service Achat** constate alors que la demande apparaît comme validée dans la liste des demandes d’achat. Cette étape permet ensuite au service Achat de se rendre dans la **liste des lignes de demandes consultées**, de sélectionner celle correspondante au fournisseur choisi, puis de finaliser le processus en **Commandant les chaises**.
#### Implémentation
Afin de procéder à la prochaine étape, restez dans la liste des demandes d’achat, sélectionnez la demande, et cliquez sur **\[\[Demande de validation]]**, pour que les validateurs renseignés dans les prérequis puissent valider.
Puis, dans **Achat > Demandes d’achat > Demandes d’achat à valider**, seulement l’un des validateurs sélectionne la demande et clique sur **\[\[Valider]]**.
Quand vous allez dans **Achat > Demandes d’achat > Liste demandes d’achat**, vous verrez bien que la demande a bien été validée.
Dans **Achat > Consultations > Lignes de DA consultées**, sélectionnez la demande conviée, et vous pouvez maintenant **\[\[Commander]]**.
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# Agent Instructions
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