# Facture et impact comptable

Nous souhaitons effectuer un **achat de marchandises** auprès du **fournisseur IciMobilier**.

Dans un premier temps, il est nécessaire de **créer le fournisseur** et de lui associer un **compte auxiliaire**, **si celui-ci n’existe pas encore dans la base**.

Ensuite, suivre le **processus standard** :

* **Création de la commande**
* **Réception des marchandises**
* **Facturation** à partir du **bon de réception (BR)**
* **Validation de la facture d’achat**
* **Comptabilisation de la facture**
* **Interrogation du compte fournisseur** pour **vérifier les soldes**

## Gestion du fournisseur et son compte auxiliaire

Si le **fournisseur** n’existe pas encore dans **Simax**, vous devez le créer :\
**Achat > Fournisseur > Fournisseurs**, puis cliquer sur \[\[ **Créer** ]].

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FqJpAL0Xynv6PIltjEJl5%2FCapture388.PNG?alt=media&#x26;token=18a055ba-f424-4b0b-bf44-2a89aeac7123" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Renseignez les **informations générales** telles que le **nom**, le **type de fournisseur** et le **numéro de SIREN**.

Complétez ensuite les **adresses**, notamment le **pays** dans \[ **Adresse** ]. Cette information permet à **Simax** de **déterminer automatiquement la nature fiscale** à appliquer ainsi que les **taux de TVA**. Pour plus de détails sur la **gestion des natures fiscales** et des **TVA**, veuillez vous référer à la documentation correspondante ( [les-natures-fiscales](https://doc.simax.fr/divers/les-natures-fiscales "mention")).

Renseignez ensuite le **compte auxiliaire** :

* soit en le **créant manuellement**,
* soit en laissant le champ **vide** : dans ce cas, **Simax créera automatiquement un compte auxiliaire** pour le **nouveau fournisseur**. Vous pourrez le constater en revenant en **modification** dans la fiche, où le **compte auxiliaire généré** sera visible.

Les autres **informations** peuvent être complétées en fonction des **besoins spécifiques**.

## Création de la commande et réception

Après avoir **créé le fournisseur**, vous pouvez **créer la commande**, l’**envoyer au fournisseur** puis **réceptionner les marchandises**.

Pour créer la **commande fournisseur** :\
**Achat > Commandes > Commandes fournisseur**, puis cliquez sur \[\[ **Créer** ]].

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2Fwz30s2NM8vQbIJzXv2HL%2FCapture389.PNG?alt=media&#x26;token=ce2f1431-8556-43da-b9a9-1fa04140512e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Renseignez la **date**, le **fournisseur** et les **articles à acheter**, puis cliquez sur \[\[ **Enregistrer** ]].

Vous pouvez ensuite **envoyer la commande au fournisseur** en sélectionnant la commande, puis en cliquant sur \[\[ **Envoyer commande fournisseur** ]].

{% hint style="info" %}
La **commande imprimée** est ensuite **envoyée par e-mail** à l’**adresse e-mail du fournisseur**.
{% endhint %}

Après réception des **marchandises** par le fournisseur, procédez à la **réception** dans **Simax** :\
**Achat > Commandes > Commandes fournisseur**, sélectionnez la commande, puis cliquez sur \[\[ **Réceptionner** ]].

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FgmNgTSSb50YnBaCdPTRS%2FCapture390.PNG?alt=media&#x26;token=6710e8d6-8f7f-42ff-803b-56550558d002" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Choisissez un **préparateur**, puis cliquez sur \[\[ **Ok** ]].

Renseignez ensuite les informations nécessaires, telles que la **quantité** et les **n° de lot/série** si applicable, puis cliquez sur \[\[ **Valider la réception** ]].

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FnmEmkb9QPXiRJ8hItYTA%2FCapture391.PNG?alt=media&#x26;token=360f2311-7f04-44a4-911c-33487d32743f" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Pour plus de détails sur la **gestion des articles par numéro de série / lot**, le **flux de réception** et la **gestion des stocks**, veuillez vous **référer aux documentations correspondantes** ([creation-darticle-article-simple-serialise-gere-par-n-lot-entree-en-stock.](https://doc.simax.fr/gestion-des-stocks-and-logistique/creation-darticle-article-simple-serialise-gere-par-n-lot-entree-en-stock. "mention"), [flux-commande-reappro-reception-livraison](https://doc.simax.fr/gestion-des-stocks-and-logistique/flux-commande-reappro-reception-livraison "mention"), [gestion-des-stocks-and-logistique](https://doc.simax.fr/gestion-des-stocks-and-logistique "mention") ).
{% endhint %}

## Facture d'achat

Après avoir **réceptionné les marchandises**, lorsque le **fournisseur envoie sa facture**, afin d’éviter de la **resaisir dans Simax**, vous pouvez **générer une facture d’achat** directement à partir des **bons de réception** :

**Achat > Factures fournisseur > Bons de réception en attente de facture**, sélectionnez le **BR**, puis cliquez sur \[\[ **Facture d’achat** ]].

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FoBaXqJKik3zpdSi57nDk%2FCapture392.PNG?alt=media&#x26;token=61e04560-93d8-4caa-a8bf-e081108ea988" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FXzPRbMqhygfej1mZAFjf%2FCapture394.PNG?alt=media&#x26;token=087ecb44-7699-4f8e-815e-f883b3027e5d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Renseignez la **date de la facture** et la **référence de la facture fournisseur**, **vérifiez les lignes facturées**, puis cliquez sur \[\[ **Enregistrer** ]].

{% hint style="info" %}

* Pour **afficher la facture à droite**, il est nécessaire d’**activer le module GED** :\
  **Paramétrage > Choix des modules et des options**, puis cocher | **Gestion électronique des données** |.

  Ensuite, dans la **facture d’achat**, accédez à \[ **Pièces liées** ] et **ajoutez la facture d’achat au format PDF ou image (PNG, JPG, JPEG, ...)**.
* Il est possible :
  * d’**importer automatiquement** des factures d’achat au format **PDF**, **PDF Factur-X** ou **image** (voir documentation pour plus de détails [import-de-facture-fournisseur-en-facture-x](https://doc.simax.fr/achat/import-et-dematerialisation-des-factures/import-de-facture-fournisseur-en-facture-x "mention"), [import-facture-via-ocr-and-ia](https://doc.simax.fr/achat/import-et-dematerialisation-des-factures/import-facture-via-ocr-and-ia "mention"))
  * d’**importer en masse** des factures d’achat (voir documentation pour plus de détails ([import-en-masse-de-facture-dachat](https://doc.simax.fr/achat/import-et-dematerialisation-des-factures/import-en-masse-de-facture-dachat "mention")).
    {% endhint %}

Vous pouvez **retrouver la facture d’achat** dans :\
**Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat**.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FcWvmQiULoelMLDp8vvhx%2FCapture395.PNG?alt=media&#x26;token=30c51b3f-c365-45e2-b360-25dd9759e024" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}

* Les **factures validées** sont **affichées en rose**.
* Seules les **pièces validées** sont **marquées comme « bon à payer »** et peuvent être **régularisées** dans les **opérations de règlement fournisseur**.
  {% endhint %}

### Comptabilisation de la facture

Pour les **pièces d’achat** (factures d’achat, avoirs sur achat et factures d’acompte sur achat), **Simax** propose **trois modes de comptabilisation** :

* **À la validation**
* **À la création**
* **Depuis l’outil dédié**

Ces options peuvent être configurées dans :\
**Paramétrage > Choix des modules et des options**, \[\[ **Comptabilité** ]], \[ **Divers** ], **Comptabilisation des pièces d’achat**.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FTFDOH3oByPSILaBnL19S%2FCapture397.PNG?alt=media&#x26;token=1560fa05-bcdc-482f-b4b4-f5b25be8e260" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* **À la validation** : les **écritures comptables** de la **facture d’achat** ne sont créées qu’au moment de la **validation** de la facture.
* **À la création** : la **facture d’achat** est **passée automatiquement en comptabilité** dès sa **création**.
* **Par l’outil de transfert** : la **facture** est **transférée en comptabilité manuellement** via l’**outil de transfert**.

{% hint style="info" %}

* La **pièce d’achat** n’est **plus modifiable** dès qu’elle est **passée en comptabilité**.
* Seules les **pièces validées** sont **marquées comme « bon à payer »** et peuvent être **régularisées** dans les **opérations de règlement fournisseur**.
  {% endhint %}

### A la validation

Accédez à **Achat > Factures fournisseur > Factures d’achat**, sélectionnez la **facture**, puis cliquez sur \[\[ **Valider** ]].

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FhBJuoeuhiI6d5vzhnsCT%2FCapture398.PNG?alt=media&#x26;token=1cc597c6-fd6a-458f-b273-6251246de268" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Dans **Compta > Gestion des écritures > Consultation des écritures**, vous pouvez consulter les **écritures** générées à partir de la **facture d’achat**.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2F13U3nBSLQce8B6BS3ERu%2FCapture399.PNG?alt=media&#x26;token=2058de60-cfbc-4334-97df-2a88d09a8f29" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="success" %}

* Seules les **écritures** sont **marquées comme « bon à payer »** et peuvent être **régularisées** dans les **opérations de règlement fournisseur**.
* Les **écritures** sont **marquées comme bon à payer** uniquement lorsque la **pièce associée** est **validée**.
  {% endhint %}

### A la création

Dès l’**enregistrement** de la **facture d’achat**, celle-ci est **passée en comptabilité**.\
Les **écritures correspondantes** sont également consultables dans :\
**Compta > Gestion des écritures > Consultation des écritures**.

### Par l'outil de transfert

Pour **transférer manuellement** une ou plusieurs **pièces d’achat** en **comptabilité**, accédez à :\
**Compta > Gestion des écritures > Transfert gestion -> Compta**.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2FzW7nw8YNCWV7aSzgNdMN%2FCapture400.PNG?alt=media&#x26;token=2cf3ea13-14df-49ed-99a0-8c1bd8290ef3" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Si, dans certains cas, le **transfert en comptabilité** est bloqué, vous pouvez demander à votre **Superviseur** de le **débloquer** via :\
**Compta > Outils > Débloquer transfert en comptabilité**.
{% endhint %}

## Interrogation des compte

Pour accéder à l’**écran d’interrogation de compte**, plusieurs méthodes sont possibles :

* Depuis la **fiche du fournisseur** :\
  **Achat > Fournisseur > Fournisseurs**, double-cliquez sur le **fournisseur**, puis allez dans \[ **Comptabilité** ] et cliquez sur \[\[ **Interrogation du compte** ]].
* Depuis le menu **Compta** :\
  **Compta > Interrogations > Interrogation compte**.
* Via le **raccourci clavier** : **Alt + I**.

<figure><img src="https://1324884545-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FvBJ3Kpe0vg6NlDz0QDIX%2Fuploads%2F6Pue8gMEk5NVwey0Hjsh%2FCapture402.PNG?alt=media&#x26;token=fe9c187a-a8db-4adc-a1e6-e71b3bf8e11e" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Sélectionnez le **fournisseur**, puis cliquez sur \[\[ **Interroger** ]].

{% hint style="info" %}

Vous pouvez **modifier les différents filtres**, tels que :

* l’**exercice comptable**,
* la **date de début** et la **date de fin**,
* les **types d’écriture**,
* si l’écriture est **lettrée ou non**
  {% endhint %}